בקרוב ובשעה טובה ייכנסו העובדת או העובד שגייסתם לתפקידם החדש, ויש לא מעט פעולות ותהליכים שיהפכו את תהליך הקליטה שלהם לפרודוקטיבי הרבה יותר. כך זה מתבצע אצלנו במיקרוסופט ישראל מחקר ופיתוח – וכך אדמיניות שהן פונקציה יחידה או שזו חלק מהגדרת תפקידן תוכלנה לנהל תהליכי אונבורדינג שכאלה בעצמן, בכל ארגון אחר:
בעולם שבו שוק העבודה לא מפסיק להשתנות, כולנו מכירים היטב בחשיבותם של תהליכי גיוס והשמה נכונים. הידע בעולמות הללו עצום ונדיב, מנהלות ומנהלים כבר יודעים דבר או שניים על סינון מועמדים ואיך לנהל ראיון עבודה כהלכתו, אך תהליכי האונבורדינג – אלו שעוסקים במגע הפעיל והראשון של העובדים עם הארגון ובחוויה שלהם ממנו, בעיקר ביום הראשון לעבודה, מוכרים הרבה פחות.
אני בטוח שישנן חברות רבות שמנהלות תהליכי גיוס נפלאים, על הרבה מהם אחראית במידה כזו או אחרת מנהלת המשרד – לרוב גם מהפנים הראשונות שמקבלות את העובדים בעודם צועדים פנימה, וזו שכמעט תמיד תהיה הראשונה לברך אותם לשלום, מיד אחרי שיפטירו בהתרגשות "היי, אני חדש/ה כאן".
אבל השקעה בתהליך הגיוס לבדו לא מספיקה ולקליטת עובדים נכונה בחברה יש אימפקט משמעותי ביותר, גם אותו אני סבור שכל אדמינית יכולה לנהל בהצלחה מסחררת.
מעבר לנחיתה רכה ונעימה לעובד/ת, אונבורדינג הוא תהליך שמקדם ואפילו מאיץ את מחוברות העובדים, מגדיל במאות אחוזים את המוטיבציה והנכונות לתפקיד ומעצים את התפיסה המקצועית של הארגון.
אונבורדינג שמיושם נכון גם מאפשר לחברה עצמה, על כל מנהליה ועובדיה, לשמור על שגרת העבודה הרגילה מבלי לצאת מפוקוס ביום הקליטה. אין צורך להשבית שעתיים מהיום רק כי העובד החדש צריך יוזר למערכת אבל ב-IT לא עונים, או לשבת באפס מעשה כי חדר הישיבות תפוס עכשיו, ואין למנהל המגייס איפה לבצע את שיחת הפתיחה לעובד.
בתהליך טוב, חלק גדול מאוד מהפרטים האלה הם בבחינת "הכינותי מראש" ובכך מגדילים את הביטחון ותחושת הערך של כל הצדדים.
שיחה תחילה
את התפקיד שלי כ- Onboarding Specialist- אחראי אונבורדינג משלב חתימת החוזה במיקרוסופט ישראל מחקר ופיתוח, הקמתי ממש מאפס. עם השנים תחומי האחריות בתפקיד הלכו והשתדרגו בהתאם לצרכי הארגון, וכיום התהליך מתחיל בשיחת טלפון אישית לעובד/ת, כשבוע לפני מועד ההתחלה.
שיחה קצרה וקלילה שבה אני מברך את העובד החדש ועובר איתו על כל מה שיקרה ביומו הראשון: לאן בדיוק להגיע, מי יפגוש אותו בכניסה, איפה לחנות ומה מידת הסווטשרט שלו (לצורך מתנת ההצטרפות שתחכה לו באותו יום).
אני גם מסביר שמייל מפורט עם כל הפרטים החשובים יגיע אליו מיד בסיום השיחה, ואז מאפשר לו לשאול שאלות. לעתים אלו שאלות קריטיות מאוד שחייבים לתעד ולתת להן מענה כמו אלרגיות לכלבים למשל. לעתים אלו שאלות קטנות כמו מתי הפסקת הצהרים ובאיזה שאטל הכי כדאי לעלות.
כלום לא יקרה בלי שיתוף פעולה מלא
אחרי שהצעד הראשון מול העובד/ת הושלם בהצלחה, אני ניגש לצעדים הכרחיים גם מול המנהל המגייס ואדמינית הצוות. במערכת פנימית שבה מופיעים מולי כל פרטי העובד וסדר פעולות חשוב, אני מנתב משימות לכל מחלקה רלוונטית: שולח לו"ז למנהל המגייס עם יום ושעת ההגעה של העובד (עם זימון לאותה השעה בדיוק עבור מי שאמור לפגוש אותו בהגעתו), מוודא שמכינים לו יוזר, והרשאות, מצרפים אותו לרשימות התפוצה, שהעמדה שלו במשרד מוכנה ועוד.
על הפרטים הללו יקום ויפול כל תהליך האונבורדינג, משום שהם כרוכים בשיתוף פעולה מצד כל המחלקות בארגון: מחלקת השכר, ה-IT, קצין הרכב, מחלקת הסלולר, אפילו מחלקת הביטחון שמנפיקה תג זמני. ונכון שישנם בלת"מים שיכולים לקרות למרות כל היערכות אפשרית – אז איזה מזל שלעובד החדש כבר יש את הנייד של מי שדיבר איתו ואפשר לחייג אליו בכל בעיה או שאלה.
ועוד כמה קטנות עם אימפקט ענק
אמנם לא כל ארגון או חברה מתנהלים (או צריכים להתנהל) בדומה למיקרוסופט ישראל מחקר ופיתוח, אבל גם בחברות קטנות ובינוניות תהליך אונבורדינג אפקטיבי לא נמדד בתקציבי עתק, אלא בהתייעלות פשוטה:
קבעו ימי גיוס קבועים
לפני כמה שנים הובלתי תהליך שבמסגרתו נקבע שעובדים חדשים מצטרפים אלינו רק בימים שני ורביעי וביום הראשון של כל חודש. אחרת, זה מקשה מאוד על ההתנהלות. ימים קבועים וידועים מראש (פעם בשבוע/ פעמיים בחודש, כל חברה להחלטתה כמובן), מקלים מאוד על ההיערכות של כולם ומאפשרים לצפות קדימה את יום הקליטה כמו שצריך.
תנו תחושה טובה
עובדים מרגישים ותופסים אחרת את הארגון כשהם מקבלים מסרי welcome ביומם הראשון. אני נוהג לשלוח להם "איזה כיף שהגעת!" לווצאפ באותו בוקר ומוודא ששמם בצירוף המילה welcome יופיעו בגדול על כל הפלזמות שלנו במשרדים. גם יצרנו שפה גרפית אחידה שמלווה את כל תהליכי האונבורדינג ומופיעה במיילים, המשימות והמסרים שעוברים מהמחלקה שלנו למנהלים, הצוותים וכמובן העובדים החדשים.
העניקו מתנת הצטרפות
היא לא צריכה להיות יקרה או מאוד מיוחדת, אלא להעביר תחושה וחוויה. כמה כיף להגיע ליום הראשון בעבודה ולגלות שהעמדה שלך כבר מוכנה, המסך דולק ויש קופסה יפה שמחכה לך, ובתוכה מוצרים שקשורים לארגון. כאלה שמניחים על השולחן ובכך מעבירים נראות אחידה ומקצועית יותר בעמדות.
תהיו שם באופן אישי
אונבורדינג הוא בסופו של דבר תהליך שמתייחס לשירות. כולם מצפים שהשירות יהיה טוב, אבל האידיאל לתפיסתי הוא בשירות יוצא דופן. לראות באמת את האנשים שמולך, לוודא שהם מסתדרים עם התיק וכל הציוד שקיבלו בזמן שהם מנסים להצמיד את הצ'יפ לדלת הנפתחת, שיש מי שזוכר לקרוא להם כשהולכים לאכול צהרים, לתת להם תחושת ביטחון גבוהה, פיזית ורגשית.
צ'ק ליסט לניהול תהליכי אונבורדינג בארגון – לגזור ולשמור:
במיוחד לאדמיניות שאחראיות על תהליכי האונבורדינג בארגון, ומעוניינות לייעל אותם:
כשבוע לפני תאריך ההתחלה
☐ איסוף כל פרטי העובד/ת (שם מלא, פרטי התקשרות, תפקיד, חוזה חתום וכו')
☐ שיחת טלפון יזומה – מתן הסבר על היום הראשון ומענה לשאלות
☐ שליחת מייל סיכום לעובד/ת
☐ שליחת לו"ז ליום הקליטה למנהל המגייס ו/או לאדמינית המחלקה
☐ הכנות חשובות: עמדת עבודה, הקמת הרשאות מערכת, הכנת מתנת ההצטרפות
ביום ההתחלה
☐ שליחת וואטסאפ בבוקר לעובד/ת (ברוכ/ה הבא/ה, כיף שהגעת)
☐ לוודא שהאחראים לפגוש את העובד/ת בהגעתם זמינים וערוכים
☐ לוודא שהעמדה והציוד/ כלי העבודה של העובד מוכנים לשימוש
☐ לוודא שהלו"ז נשמר כסדרו ולהישאר בזמינות לבעיות ובלת"מים במידת הצורך
לאחר יום ההתחלה
☐ פולואפ קטן ביום שאחרי (ניתן גם בהודעת ווצאפ: "היום הראשון עבר ואני כאן לכל שאלה")
☐ פולואפ אחרי שבוע (רצוי טלפוני, כדי לברר איך הולך ובמה עוד ניתן לתת מענה)
☐ כדאי ורצוי להכין גם תוכנית אונבורדינג למצבי חירום, שתאפשר קליטת עובדים חדשים פיזית ומרחוק בסיטואציות של מלחמה או מגיפה.
אונבורדינג הוא לא Nice to have
זו השקעה בעובדים שעושים את צעדיהם הראשונים בארגון, ושקובעת איך הם ירגישו, כיצד יתפסו את עבודתם אצלכם, איך ישתלבו בצוות, כיצד יעבדו בפועל ואם יישארו בתפקידם וייטמעו בו בהצלחה.
כמנהל התהליך הזה במיקרוסופט ישראל מחקר ופיתוח, אני נהנה מזה בכל יום מחדש. לראות עובדים חדשים מגיעים בהתרגשות, באנרגיה ובמוטיבציה, לוודא שהתחושות האלה לא נפגעות ונשמרות גם ליום המחרת (והרבה מעבר לו), זו אחריות שמקדמת תפיסה ורושם, ושמובילה אליכם בסוף את העובדים הטובים והמסורים ביותר.
אלי בלץ | Onboarding Specialist, Microsoft Israel
מוזמנים לבקר בלינקדאין של אלי
מה זה בעצם אונבורדינג ולמה הוא כל כך חשוב?
אונבורדינג (קליטת עובדים) הוא תהליך מובנה שמתחיל כבר מרגע חתימת החוזה ומלווה את העובד/ת בימים ובשבועות הראשונים בארגון.
המטרה שלו היא לייצר נחיתה רכה, להגדיל מוטיבציה ותחושת שייכות, לקצר את עקומת הלמידה ולחבר את העובד החדש לצוות, לתרבות הארגונית ולמשימות בפועל – כך שהפרודוקטיביות תעלה והסיכוי שיעזוב מוקדם ירד משמעותית.
תהליך אונבורדינג מוצלח מתחיל בשיחת טלפון אישית כשבוע לפני יום העבודה הראשון, שבה מסבירים לעובד החדש מה בדיוק הולך לקרות, לאן להגיע, מי פוגש אותו, איפה חונים ואפילו מה מידת הסווטשירט למתנת ההצטרפות.
במקביל, מתבצע תיאום מלא מול המנהל המגייס, האדמינית והמחלקות הרלוונטיות (IT, שכר, רכב, סלולר, ביטחון) כדי לוודא שיוזר, הרשאות, עמדת עבודה, תג ותוכנית יומו הראשון מוכנים מראש – כך שהחברה שומרת על שגרת עבודה רגילה גם ביום הקליטה.
גם בארגון קטן, אדמינית אחת יכולה להוביל אונבורדינג מקצועי אם היא עובדת לפי צ’ק־ליסט ברור הכולל שלבים לפני תחילת העבודה, ביום הראשון ולאחריו.
הצעדים המומלצים כוללים: קביעת ימי קליטה קבועים, איסוף מסודר של פרטי העובד, שיחת טלפון מקדימה, הכנת עמדת העבודה והגישה למערכות, שליחת לו״ז למנהל, מסר Welcome אישי בבוקר, זמינות לבלת״מים ביום עצמו ופולואפ בימים שלאחר מכן – מה שיוצר חוויית שירות יוצאת דופן גם בלי תקציב עתק.-
פעולות קטנות ומדויקות – כמו הודעת וואטסאפ “איזה כיף שהגעת!”, הצגת שם העובד החדש עם המילה Welcome על מסכי המשרד, מתנת הצטרפות קטנה על השולחן ויצירת שפה גרפית אחידה שמעבירה מסר של בית – מחזקות מאוד את תחושת השייכות כבר ביום הראשון.
בנוסף, נוכחות אישית: מישהו שמלווה את העובד בין העמדות, זוכר לצרף אותו לארוחת צהריים, זמין לשאלות “קטנות” ומודע לצרכים מיוחדים (למשל אלרגיות או נגישות), הופכת את האונבורדינג מתהליך טכני לשירות אנושי שמגדיל מחוברות ומוטיבציה לאורך זמן.
© כל הזכויות שמורות לעמית סגל איי. אס. פי
אודות המחברת
השארת תגובה
תגובות פייסבוק