כל מעסיק רוצה מנהלת משרד שיודעת על כל מה שקורה, מזיזה הרים ומשרה רוגע. בקיצור גיבורת-על. אבל כיצד מוצאים אותה? רמז: זה לא תלוי רק בה.

מי היא אותה מנהלת משרד שאתם ממש לא יכולים בלעדיה? זו שתמיד יודעת איפה בדיוק כל דבר נמצא ובעיקר למה, באיזו מגירה, באיזו תיקייה וגם איזה כיבוד אתם אוהבים שיש ב-Happy Hour כל חמישי. זו שמג'נגלת בין המשימות, זו שיודעת מה לסנן עבורכם ומה מספיק חשוב כדי להעביר הלאה. נו אתם יודעים על מי אני מדברת, על זו שגורמת לדברים לקרות!
אחת הבעיות איתן מתמודדים היום בעלי עסקים היא איך באמת מוצאים מישהי כזו? ואם הייתה לכם אחת כזו שעזבה, איך לעזאזל מוצאים עכשיו מישהי שתהיה לפחות טובה כמוה, אם לא יותר? לפני שנצלול לתשובות חשוב להבין, זה לא עניין של פריווילגיה, מנהלת משרד מצוינת מביאה בסופו של דבר ליעילות, לרווחיות גבוהה יותר, ושקט נפשי.
מנהלת משרד היא כבר ממש לא רק מזכירה
התפקיד של מנהלות המשרד הפך בשנים האחרונות למורכב יותר, והדרישות אותן הן נדרשות למלא הפכו לגבוהות יותר. כיום הן צריכות לדעת הרבה דברים שלא היו צריכות להתעסק איתם בעבר, כמו ניהול עמוד פייסבוק (לפחות בקטנה), תחזוק אתר, הנהלת חשבונות בסיסית ועוד. הציפיה מהן היא באמת לגעת בכל ולדעת הכל. ה-"וונדר-וומניות" שנמצאות בכל משרד. ולי יש שם נוסף עבורן: צומת.
כשאני מתחילה פרויקט עם לקוח חדש, אחד הדברים הראשונים שאני מסבירה הוא את השם הזה, צומת. צומת יודע-כל. למה? כי בתפיסה שלי, אין דבר שקורה במשרד שהן לא יודעות עליו. זה אחד הדברים החשובים ביותר שאני מחפשת, או מכוונת אליו, וכדאי שגם אתם תעשו את זה.
"שוב זה קורה לי, מנהלת משרד עוזבת"
אני נתקלת לא מעט בגיוסים לא מוצלחים או עזיבות תכופות והמעסיקים לא תמיד מבינים למה. לרוב הם אומרים שהיא פשוט לא הייתה טובה מספיק, מהירה מספיק, חדשה מספיק או מה שזה לא יהיה מספיק.
אולי. אולי בחלק מהמקרים הן באמת לא היו מספיק. אבל ברוב הפעמים, המעסיק לא השקיע מספיק זמן ו/ או מאמץ (תבחרו) בהגדרת תפקיד מדויקת, בבחינת יכולותיה ובחפיפה. את זה אני אומרת מניסיון של 14 שנים גם כמנהלת משרד וגם כמנהלת פרויקטים, בהן עבדתי עם הרבה עסקים וראיתי מנהלות משרד מתחלפות, מתוסכלות, עוזבות. ממש מעט הן אלו שנשארות. אני הייתי כזו. מאלו שנשארות שנים.
נתחיל בהתחלה – מודעת הדרושים
כשיצאתי לדרך חדשה והחלטתי לפתוח את העסק שלי, הבנתי שיש כאן בעיה מהותית, שרוב המעסיקים מתעלמים ממנה באלגנטיות כי הם לא מבינים עד כמה זה חשוב, שלא לומר קריטי. אנשים מחפשים מנהלות משרד טובות, "וונדר-וומניות", צמתים, אבל כשהם מפרסמים מודעת דרושים זה בדרך כלל נראה ככה:

מינימליסטי. וכאן Less is not more. בסדר, מוסיפים גם "ידע בניהול יומנים" ו"אנגלית". אבל תרשו לי לחדש לכם משהו קטן, זה לא מספיק. מה היא עוד צריכה לעשות? מה היא עוד צריכה לדעת? וכאן אנחנו מגיעים לתכל'ס.
מוזמנים גם לקרוא את המאמר שכתבתי "איך לנסח מודעת דרושים אפקטיבית".
איך נבחר מנהלת משרד
כשחושבים על זה, זה לא כל כך פשוט. איך נבחר מנהלת משרד שתדע לעשות את מה שאנחנו צריכים, תחסוך לנו זמן, תהיה יעילה ותאפשר לנו להתעסק בשיווק, בפיתוח או בכל דבר אחר רק לא בשוטף היומיומי? הנה כמה דברים שחשוב שיקרו כדי שהתהליך יהיה מוצלח:
1. הגדרת תפקיד מדויקת של מנהלת המשרד
רק על זה אני יכולה לכתוב מאמר שלם, אבל בגדול, חשוב מאוד להגדיר את התפקיד שלה בצורה הכי דקדקנית שאפשר. איך עושים את זה?
- תכתבו מה כל אחד מבעלי התפקידים שעובדים מולה במשרד, צריכים ממנה.
- רשמו מהן הציפיות שלכם כמעסיקים ממנהלת המשרד שלכם.
- נסחו את הדרישות המקצועיות שמצופות ממנה. כולל הרמה הנדרשת! רמת האופיס, האנגלית, ההתמצאות ברשתות חברתיות, הנה"ח ועוד.
- את כל אלה אספו לנקודות עם הרחבות (שלא יהיו אי הבנות) – כתבו אותן והדפיסו אותן לחוברת חפיפה / הגדרות תפקיד. ככה היא תדע ב-ד-י-ו-ק מה אתם מצפים ממנה, מה בתחום אחריותה ולאן הייתם רוצה שהיא תקח את התפקיד.
2. ראיונות, ברבים
אולי תופתעו אבל זה קורה לא מעט – מעסיקים בוחרים את המועמדת הראשונה שמגיעה אליהם רק מתוך לחץ, או כי אין להם ממש סבלנות לראיין. אל תעשו את זה. הדבר הזה יחזור אליכם כמו בומרנג, כאשר לאחר כמה שבועות תהיו מתוסכלים מגיוס לא מוצלח, ומכך שאתם שוב צריכים לעשות דברים בעצמכם. ואז היא עוד תישאר רק אין לכם כוח להתחיל את הסיפור הזה מחדש.
אתם גם יכולים להיעזר באנשי מקצוע. זה אפילו מומלץ. כן זה אולי יעלה לכם כסף אבל זה ישתלם ויחזור אליכם בגדול. השקט של גיוס נכון ומדויק, והידיעה שגם כשאתם לא נמצאים יש מי שמגבה אתכם במשרד, הם יקרים מפז.
3. אודישן!
תקשיבו לי, תעשו אודישן. כתבתם שהיא חייבת לדעת אקסל מצויין? – פתחו מחשב ובקשו ממנה לייצר טבלת אקסל עם פרמטרים שהמשרד משתמש בהם בדרך כלל. כתבתם שרמת האנגלית שלה חייבת להיות ברמת שפת אם? בקשו ממנה לנסח מייל שיוצא בדרך כלל מהמשרד, או נהלו איתה שיחה קצרה באנגלית. הבנתם לאן אני הולכת עם זה נכון? תשקיעו בראיון ובטסטים קטנים, וההשקעה תניב תשואות גדולות.
4. לא מוותרים על חפיפה
אני יודעת, לא תמיד יש זמן ולא תמיד יש מי שיעשה את זה. אבל מצאו את הזמן. הרי הכנו רשימה לפני כמה סעיפים והגדרנו את התפקיד בצורה פרטנית, נכון? אני יודעת שאתם ממש עסוקים, אבל אם תקדישו לזה 15 דקות כל יום (אפשר גם יותר) ותראו לה, תלמדו אותה, תתנו לה טיפים מועילים – אתם מציידים אותה בכלים להיות המנהלת משרד אותה חיפשתם 😊
אז זה התכלס במציאת מנהלת משרד, אבל יש עוד משהו שאתם לא יכולים לצאת לדרך בלעדיו: הקווים המנחים לדמותה.
תכונותיה של הוונדר-וומן
נכון, לכל משרד יש דרישות שונות בדברים השונים, מבחינת רמת המקצועיות הנדרשת, אבל הנה כמה דברים שחשובים לרוב המעסיקים:
- ארגון וסדר
- גמישות מחשבתית
- יכולת להזיז הרים בקלות (גדולים כקטנים)
- צומת מרכזי
- תקתוק – יודעת לסגור מעגל טיפול
- ניהול
- עבודה בצוות
- יודעת ה-כ-ל!
- ניהול תקציב שוטף משרד
- ניהול תקשורת משרדית
- אחראית על הביטוחים השוטפים
- הכי חשוב – מאפשרת לכם לישון טוב בלילה כי הכל בשליטה
ויש עוד משהו שאי אפשר לוותר עליו.
מנהלת משרד היא אישה של אנשים
אז כבר דיברנו על כך שהיא קפדנית מספיק כדי לשלוט בכל הפרטים, היא יודעת אקסלים ותקציבים, דואגת לנראות המשרד, מתמקחת עם ספקים בקשיחות-שיא, עוזרת להנהלה להבין את מה קורה במסדרונות (וגם יודעת מה קורה איתם), היא מכונת מספרים, מתעסקת במשכורות, וחפצים וקלסרים. אבל תמיד, תמיד תמיד – מנהלת משרד היא אישה של אנשים. או איש. אבל תמיד של אנשים 😉
לשאלות בנושא או לסיוע במציאת הוונדר-וומן שלכם תרגישו חופשי לשלוח הודעה או להתקשר.
© כל הזכויות שמורות לעמית סגל איי. אס. פי
תגובות פייסבוק
אודות המחברת
עמית סגל כל הפוסטים של עמית סגל
נעים מאוד, עמית סגל,
מצויידת בראיית לייזר שמבוססת על ניסיון של מעל 20 שנים בתחום האדמיניסטרציה והתפעול, בהן פיתחתי שיטות עבודה וטכניקות לניהול תהליכי העבודה המשרדית, שמונעות בזבוז זמן והופכות כל עסק למסודר ויעיל.
משנת 2016 ועד היום אני מלווה עשרות חברות שחוו קפיצת גדילה ודרשו חשיבה ובנייה מחודשת של התשתית האדמיניסטרטיבית (או במילים אחרות “בק אופיס”). עבדתי עם לקוחות מתחומי עיסוק רבים ביניהם משרדים ממשלתיים, חברות ביטוח, חברות הפקה, משרדי עו”ד, סטארט-אפים ועוד.
אני מאמינה בליווי עוטף ומקיף שמוריד מבעל.ת העסק התעסקויות מיותרות שגוזלות זמן – או בקיצור מאמינה בלייצר לכם שקט.
בנוסף, אני מנהלת את הקהילה המקצועית והמובילה למנהלות משרד –״קהילת הוונדר-וומן: הקוסמוס של המשרד”. הקהילה מבוססת על מנהלות משרד ותפעול, ומהווה מקום להתמקצעות, שיתוף, התייעצות ולימוד שיטות עבודה מתקדמות.
בואו ניפגש ונבדוק איך גם העסק שלך יכול להתבסס על בק אופיס מתוכנן ומקצועי.
הי, מחפשת עוזרת אישית, שתעזור לי בניהול הזמן הפרטי והעסקי, ולקדם פעולות ופעילויות שאני לא מגיעה אליהן.
תודה!
0544308211
שלום!
שמי כוכי אומיד, מנהל משרד עו"ד משפחתי ,אשמח אם תחזרו אלי מעוניינת לתאם פגישה על איך לנהל טוב יותר את המשרד.
טלפון שלי:0524288989