בגדול, המאמר המקורי נכתב על היתרונות המשמעותיים של שירותי ניהול משרד במיקור חוץ אבל אז המציאות השתנתה בקיצוניות ותפסה את רובנו המומים, כואבים ובעיקר לא מוכנים. אני כמובן מדברת על ה-07 באוקטובר, אבל ותיקי הקרבות שביננו יודעים שהשגרה שבה פעלנו גם לפני כן היא שיגרת חירום. מישהו אמר קורונה? או משבר בהייטק? או…. (תשלימו את החסר). ואז הבנתי שבעלי ובעלות עסקים קטנים ובינוניים, חייבים לשנות מיינדסט כדי להצליח.
ברגעים של משבר יש נטייה לשמוט את כל מה שנראה לנו לא חשוב כרגע, כל מה שפחות רלוונטי לעסק ומה שיעזור לנו להוציא פחות כסף. כשיש לנו וודאות של נתונים נוכל לקבל החלטות מושכלות שיעזרו לעסק (ולנו) לעבור את התקופה, וגם לצאת ממנה יותר מחוזקים ועם תשתית עסקית יציבה יותר.
אז רגע לפני שדוחים תשלום לספקים, מוציאים את כל העובדים לחל"ת ונפרדים ממנהלת המשרד, הנה כמה עצות/טיפים/דברים שיכולים לסייע לכם לצלוח תקופת משבר.
לבנות חוסן ארגוני
- גמישות – הכי קל לנהל כשהכל עובד כמו שצריך, כשאין לחצים חיצוניים ובלת"מים שנוחתים עלינו. אבל כוחו של מעסיק נמדד בשעת משבר. אם אתם מבקשים נאמנות תראו אותה גם אתם ובזמן אמת. העובדים שלכם נאחזים בשגרה, ולהוציא אותם לחל"ת זה לא תמיד קל ולא בהכרח הדבר הנכון לעסק. רגע לפני לחיצה על כפתור החל״ת תעצרו ותחשבו – האם זו האופציה היחידה באמת העומדת בפניכם? זה הזמן לגלות גמישות מחשבתית ולהפעיל את שרירי האומץ כדי לבוא עם פתרונות יצירתיים.
- שקיפות ומנהיגות ארגונית – רגע לפני הכל, חשוב להקשיב לצוות ברגישות ואמפתיה, ולספק להם את התמיכה הנדרשת בתקופה מורכבת. זה יחזור אליכם בגדול בהמשך.
- כדאי לערוך שיחה עם הצוות על המצב ולבדוק מה שלומם באמת. איך הם מתמודדים עם מה שקורה, האם הם יוצאים למילואים? האם ספגו אובדן? האם הם צריכים סיוע נפשי?
- ניהול תקציב ותזרים – דברו עם רואה החשבון שלכם על מנת להבין את המציאות הכלכלית שהעסק ניצב בפניה בחודשים הקרובים. מה מצב התזרים? כמה אוויר יש לעסק? כמה כסף יש בחוץ והאם ניתן לגבות אותו? כשיש לנו וודאות של נתונים נוכל לקבל החלטות מושכלות שיעזרו לעסק לעבור את התקופה, וגם לצאת ממנה יותר בקלות.
- לצאת מהקופסה – תבדקו עם הלקוחות והשותפים שלכם מה עולה מהשטח. אולי יש דברים שאתם יכולים להציע להם שיעזרו להם לעבור את המצב, ובמקביל, יהוו מקור הכנסה עבורכם. דברים שבשגרה אתם לא מגיעים אליהם או מתפנים לחשוב עליהם.
- עכשיו כשהתמונה בהירה יותר, תערכו רשימות:
- מה חייב להמשיך להתבצע בעסק לא משנה מה.
- את מי מהצוות אנחנו רוצים וצריכים לידנו כדי שהעסק ימשיך לתפקד?
- האם אפשר להציע לצוות להפחית אחוזי משרה לתקופה הקרובה? כך אנחנו גם ממשיכים לספק להם פרנסה ומראים להם שאנחנו עומדים לצידם וגם מעניקים להם סוג של יציבות בתוך מציאות מעורערת.
- האם כבעלים אתם יכולים שלא למשוך משכורת החודש כדי שתהיה לכם האפשרות להמשיך ולשלם להם? (מקרה אמיתי של לקוח שלי)
הדברים האלו ששומרים ליום חורף קר
אירוע חירום יכול להיות אתגר עבור כל עסק ויחד עם זאת, הוא גם יכול גם לספק הזדמנות להתמודד ולבצע משימות ותהליכים שכבר זמן מה נמצאים עמוק במגירה (או בקובץ אקסל ממש מרשים). גם כאן, רשימה היא המפתח (או טבלה בעצם):
- עמודה: משימות ותהליכים – רשימה של *כל* הדברים שתמיד רציתם לעשות ולא יצא בגלל כל מיני סיבות.
- עמודה: מידת חשיבות – עברו על הסעיפים ודרגו אותם לפי מידת חשיבות לעסק.
- עמודה: מי יכול לבצע? – שבצו לכל משימה את מי שהכי מתאים לנהל/לבצע אותה.
- עמודה: לוחות זמנים – כדי לקבל תמונה ברורה עבור המשימות.
- צאו לדרך 🙂
כוכבית חשובה לגבי ניהול המשרד השוטף, או במילים אחרות: מנהל.ת המשרד שלכם.
ניהול משרד במיקור חוץאם אחרי שעברתם על הסעיפים מעלה והחלטתם בלית ברירה שכרגע צריך לשחרר את הפונקציה החשובה הזו בגלל ההיבט הכלכלי, ועדיין יש דברים שצריכים להתבצע אבל אתם עסוקים בדברים אחרים כמו להבין איך משווקים בתקופה הזו, איך העסק ממשיך לנוע קדימה, איך שורדים ופחות בדברים כמו: רווחת העובדים (שנשארו), תיאום פגישות, שליחה ומעקב אחר הצעות מחיר, גבייה, תשלום חשבונות, התנהלות מול הרו"ח ועוד.. אני מציעה לכם לחשוב על אופציות של ניהול משרד (זמני) במיקור חוץ. מה זה אומר?
לקחת שירותים של חברה שזו ההתמחות שלה, ניהול המשרד מרחוק. היתרונות עבורכם:
- חיסכון בעלויות: התשלום הוא עבור שעות העבודה בפועל בלבד ומתבצע כנגד חשבונית ונחשב כהוצאה מוכרת.
- אין יחסי עובד -מעביד: נחסכות מכם עלויות מעביד, כלומר, ההוצאות שאתם מוציאים עבור עובד עם תלוש משכורת.
- יעילות ומקצועיות: אתם מקבלים מנהלת משרד מקצועית ומנוסה
- רציפות עסקית: לאפשר לשוטף לזרום, לפעול בצורה חלקה גם בזמן משבר ולמנוע תקיעויות ודברים שנופלים בין הכיסאות כי אין מי שידאג שהם יקרו.
- ממליצה בתקופה הזו למצוא חברה שאינה מבקשת מכם מינימום שעות/התחייבות כלשהי, שכן המטרה בסופו של דבר, לשקם את העסק ולהחזיר את מנהלת המשרד.
לסיכום
אנחנו חיים בעולם משובש. תפקידו של הניסיון כבסיס להבנת העתיד נחלש בשנים האחרונות. אחד הציטוטים המפורסמים של הנרי פורד הוא: ״אם הייתי שואל אנשים מה הם היו רוצים, הם היו עונים: סוס מהיר יותר״. אנשים בזמן הווה לא יכולים לדמיין כיצד יראה העתיד ואיזה השלכות יהיו לו. אנחנו לא יכולים יותר להסתכל על העבר ולהסיק ממנו לעתיד, אלא רק להסתכל על ההווה וקדימה.
כדי להצליח בעולם משובש צריך לפעמים לעצור לרגע, לקרוא איזה מאמר שעושה סדר (נגיד זה), לזהות הזדמנויות חדשות שבתקופה אחרת היינו אולי מפספסים, לשרטט מחדש את גבולות המגרש ולפעמים צריך להפסיק לשבור את הכללים ופשוט להמציא אותם מחדש.
ואם אתם רוצים להתייעץ על ניהול וייעול העסק שלכם בשיגרת חירום (ובכלל בשגרה), מזמינה אתכם לכתוב לי כאן (לינק לווצאפ או מייל).
© כל הזכויות שמורות לעמית סגל איי. אס. פי
אודות המחברת
השארת תגובה
תגובות פייסבוק