בשנת 2005 ישבתי בעמדה קטנה מול מסך אימתני. ניתבתי שיחות בטלפון הקווי והתלבטתי בין כותרת עם אפקט של צל לאפקט של חצי עיגול בברכה לאחת העובדות. בין לבין גם פתרתי תקלות בפקס המשרדי שהוציא לא מעט עובדים משלוותם.כך נראתה, פחות או יותר, סביבת עבודתן של מנהלות משרד כמוני בתחילת המילניום. מה השתנה מאז? לא מעט: תחומי האחריות התרחבו, הכישורים הנדרשים השתכללו, והתפקיד הפך מתפעולי לניהולי לכל דבר. אבל ההכרה המקצועית והשכר? שם הדברים זזים לאט מדי. ועל שניהם הכתבה הבאה:
מתפקיד תפעולי לעמוד שדרה ארגוני
את מכלול השינויים העצום שעבר עולם העבודה בעשרים השנים האחרונות יהיה בלתי אפשרי לדחוס למאמר אחד. אבל בתוכו, כמי שעוסקת בתחומי האדמיניסטרציה לאורך התקופה כולה, אני יכולה להצביע על הרבה מגמות חשובות – כאלה שהתפתחו כדי לעזור למעסיקים להבין מה באמת דרוש להם, ולמנהלות משרד להבין את הציפיה מהן וגם כמה הן שוות.
אם בעבר האדמינית הייתה בעלת תפקיד תפעולי, היום היא מתפקדת כ"מרכז העצבים" הארגוני לכל דבר ועניין. היא מהווה את הצומת שאליו מתנקזים עובדים, מנהלים, תקציבים, מידע, משאבים וממשקים רבים וגם פונקציה בעלת שלל זרועות מקבילות ("תמנונית") שנדרשת לשמור על סנכרון ויעילות בין כל אלה.
גם המשרד שבו פועלת האדמינית החליף תפקיד במהותו: עמדות משרדיות הפכו לחללי עבודה משותפים, משרדי ההנהלה הוסבו בחלקם לחדרי ישיבות ואל הדינמיקה הכוללת התווספו גם שלל ימי חברה ואירועים. כל אלה גרמו לאדמינית לצאת מתפקידה כמנהלת המשרד הפיזי בלבד ולהפוך לחלק אינטגרלי מחיי העובדים, תוך שהיא שומרת על הסדר והשליטה הכוללים.
יוזמה והגדלת ראש כחלק מהתפקיד
אדמינית "מודרנית" היא מכתיבת הקצב בתקשורת הארגונית, זרימת המידע והסנכרון בין מחלקות. אם בתחילת דרכי הוגדרתי כמי שעונה לטלפונים, מנהלת יומן וגביה, הרי שעם הזמן אימצתי לעצמי תפקידים ותחומי אחריות נוספים שיכולים לייעל את הארגון.
אחד מהם למשל, התמקד בצד הפיננסי. כשנפח החשבוניות והתשלומים בחברה שבה עבדתי גדל והאקסל עליו עבדנו הפך מסורבל ולא יעיל – ביקשתי לצאת וללמוד על חשבון המעסיק את תוכנת "חשבשבת", כדי שנוכל לנהל חשבונות במערכת הרבה יותר יעילה מסודרת ונישאר עם אצבע על הדופק מבחינת התזרים.
וכך למרות שאני לא מנהלת חשבונות ומעולם לא הפכתי לכזו, הובלתי מהלך חדשני בחברה שעם השנים הפך להיות מה שהיום קוראים לו "אדמיניסטרציה פיננסית" (הפקת חשבוניות, גביה, תשלומים וכו').
מוד של ניהול תהליכים ומערכות
אני זוכרת איך פעם, חריצות הייתה המיומנות הנחשקת ביותר. מי שהספיקה לתקתק את כל המשימות של אותו היום – זכתה בכבוד ותהילה. היום לעומת זאת, סימון "וי" על שלל המשימות איננו הדבר הראשון והחשוב ביותר, כנראה גם לא החמישי או השישי. המיומנות הנחשבת ביותר היא דווקא היכולת של כל אדמינית להטמיע שינויים אפשריים בכוחות עצמה.
היכולת הזו גם עולה אצלנו רבות במסגרת תהליכי הגיוס. בראיונות, אנחנו מקפידות לשאול "מה ראית שלא עובד, ושינית?" "מה חידשת?" "האם הטמעת תהליך עבודה או מערכת חדשה?" יעילות עברה מלהיות סדר וחריצות, למוד אינסופי של תהליכים: לקליטת עובדים חדשים, למעקב והזמנת ציוד, לשגרות עבודה שונות ועוד.
לצד היכולת לבנות ולנהל תהליכים שונים, התחזק הצורך באדמיניות שמביאות איתן מיומנות בניהול מערכות רבות: CRM, מאנדיי, קליקאפ, סלאק, אאוטלוק, ג'ימייל, אקסל ועוד רבות, לצד מצוינות בניהול אוטומציות, מערכות דיוור ואיך לא, חברתנו הנאמנה הבינה המלאכותית.
כל אלה מביאים את מנהלת המשרד לפוזיציה חדשה, שבה עליה לבנות ולנהל מנגנונים שמצמצמים טעויות ומביאים להתייעלות במספר גדול של חזיתות.
מה נדרש ממנהלת המשרד של 2026, לעומת זו של 2006?
אחד השינויים המשמעותיים ביותר שאני מזהה, הוא במעמד ובסגנון העבודה. בעבר, מנהלת המשרד שימשה בעיקר ככתובת לבקשות שונות וכיום עליה לתפקד גם כשומרת הסף של משאבים כמו זמן, מערכות וביצועים. מנהלת המשרד היא הפונקציה ששומרת על הסדר, השליטה וזרימת העבודה, תוך שהיא נדרשת להוכיח מידי יום עד כמה המערכת עובדת טוב יותר בזכותה.
כל אלו מתבצעים לצערי מבלי שהשכר זוכה לביטוי אופטימלי. מנהלת המשרד כיום אמורה וצריכה לקבל מעמד כטאלנט לכל דבר ועניין (וכל הסיבות להתייחס אליה ככזו נמצאות כאן), אך השינוי המשמעותי בנוגע לשכר מתרחש באופן מתון ביחס לתחומי האחריות שהשתדרגו בשנים האחרונות: חשיבה תהליכית ויכולת להטמיע שיטות עבודה חדשות, ניהול פרויקטים וממשקים, אוריינות דיגיטלית גבוהה, ניהול תקשורת פנים-ארגונית תקינה, שליטה בניהול מידע רגיש ועוד.
לאן מועדים פני התפקיד בשנים הבאות?
אני כמובן לא עומדת לשמש נביאה, אבל אחרי שחוויתי שני עשורים בתחום שהלך והתרחב למגוון עצום של אפשרויות, אני מזהה שלושה כיוונים ברורים אליהם הענף צפוי להתקדם: אוטומציה על פני עבודה ידנית, "ניהול חוויה" על פני ניהול של מקום וניהול ומדידת תהליכים על פני "כיבוי שריפות".
לתפיסתי, אדמיניות שיתמקצעו בטכנולגיה, בתהליכים וממשקים יהפכו לכוחות החזקים ביותר בכל ארגון ויתמודדו בהצלחה גם אל מול תהפוכות ושינויים נוספים. ואם כמעסיקים, שאלתם את עצמכם בעבר "מי תוכל לסדר לנו את המשרד", כיום עליכם לשאול "מי תבנה לנו שיטת עבודה יעילה לאורך זמן" ולהכיר בה כשותפה לניהול התפעולי בעסק, לכל דבר ועניין.
מתפעול לניהול: כך השתנה תפקיד האדמינית ב-20 השנים האחרונות
הגדרת התפקיד של מנהלת משרד בארגון מודרני רחבה בהרבה ממה שמרבית מודעות הדרושים מציגות. מעבר לניהול יומן, ספקים ולוגיסטיקה שוטפת, מנהלת המשרד אחראית על ניהול ממשקים בין מחלקות, הטמעת תהליכי עבודה ומערכות, תקשורת מול הנהלה בכירה וספקים חיצוניים, ניהול מידע רגיש ולעיתים גם על חווית העובד היומיומית. ארגונים שמגדירים את התפקיד בצורה מצומצמת מוצאים את עצמם עם פער גדול בין מה שציפו לקבל לבין מה שהם באמת צריכים.
ארגון שעובר קפיצת גדילה זקוק למנהלת משרד עם ראייה תהליכית. השאלות הנכונות בגיוס הן לא "כמה שנות ניסיון יש לך?" אלא "מה בנית מאפס?", "איך נראה תהליך שהטמעת ושיפר את זרימת העבודה?" ו"איך את מתנהלת מול הנהלה בכירה?"
לא, אבל היא תחליף את החלקים בתפקיד שלא דורשים שיקול דעת. מנהלת משרד שממשיכה לעבוד ידנית על תהליכים שניתן להפוך לאוטומטיים תישחק עם הזמן. לעומתה, מנהלת משרד שמובילה אוטומציות, בונה תבניות עבודה ומטמיעה מערכות בצורה חכמה הופכת לנכס ארגוני שקשה להחליפו. הטכנולוגיה לא שינתה את מהות התפקיד, היא העלתה את הרף של מה שנדרש כדי לבצע אותו היטב.
הפער בין תחומי האחריות של מנהלת המשרד לבין השכר שהיא מקבלת הוא אחד הכשלים הארגוניים הנפוצים ביותר. התפקיד השתכלל והתרחב משמעותית עם השנים, אבל ההכרה המקצועית והשכר זזים לאט למדי. חלק מהבעיה נעוץ בכך שארגונים רבים עדיין מגייסים ומתמחרים את התפקיד לפי הגדרות ישנות, מבלי לעדכן אותן למציאות החדשה ודרישותיה.
© כל הזכויות שמורות לעמית סגל איי. אס. פי
אודות המחברת
השארת תגובה
תגובות פייסבוק