לידיעת האדמיניות שבינינו – כתבה חדשה ומעט מלחיצה פורסמה ב-Ynet, מעין נבואת זעם לפיה רוב העבודות המשרדיות יוחלפו בבינה מלאכותית, כבר בשנה וחצי הקרובות.
ברשותכם אאמל"ק את המצוטט (מוסטפא סולימאן, מנכ"ל חטיבת הבינה המלאכותית במיקרוסופט העולמית) כדי לחסוך לכם זמן יקר: בקרוב, מקצועות כמו משפטים, ראיית חשבון, שיווק וניהול פרויקטים יפנו את מקומם לטובת אוטומציה מלאה.
מה שבעצם אומר במילים אחרות: אם אתם עוסקים במקצוע שכולל ישיבה כלשהי מאחורי שולחן, הניחו כבר עכשיו את המפתחות וחפשו לכם מקצוע חדש.
מה אומר כל זה על מנהלות משרד, שאמנם לא צוינו בנבואה הדרמטית אך יושבות על המשבצת האמורה? האם התחזית אכן תתגשם בסוף? ולאן באמת לוקח אותנו עולם ה-AI?
כמי שחיה בין שני העולמות – מצד אחד מדברת ומשתפת הרבה על בינה מלאכותית (ולעתים קרובות גם מרצה עליה בקרב מנהלות משרד ומכשירה אותן לשימוש בכלים השונים), ומצד שני מבינה שיש דברים שהבינה לעולם לא תוכל לבצע במקומנו, הכתבה שלפניכם מציגה את ה"שנקל" שלי בנושא ומעבירה מסר חשוב הן למנהלות משרד והן למעסיקות ומעסיקים.
בינה בונה, בינה הורסת
אם נסתכל על רוב העבודה המשרדית ה"קלאסית", נגלה שהרבה ממנה אפשר לבצע כיום עם AI: סיכומי ישיבות, ניסוחי מיילים, הכנת טבלאות, מעקב משימות, הפקת דוחות, מענה ראשוני לכל מיני שאלות ועוד. בלינקדאין אני מדברת לא מעט על היכולות המופלאות של הבינה, ואפילו יצרתי כתבה שלמה על הדרך שבה אדמיניות יכולות לרתום את הבינה לטובתן – גם כדי לחסוך זמן בעבודה, אבל גם כדי להישאר צעד לפני השוק ולהרוויח לעצמן הרבה נקודות.
אבל יש אבל,
עם כמה שנרצה (או שלא) שהבינה תתנהג כמו אדם בשר ודם, היא לא תצליח לזהות רגש אנושי ולתת לו מענה מחוץ למסך: היא לא יודעת מתי המנכ"ל נראה מודאג, או "לקרוא" עובד שפניו נפלו פתאום. היא לא קוראת ומזהה את הפוליטיקה הקטנה שזורמת לפעמים בין מחלקות וקולגות. היא לא יודעת לחוש מתי משהו עומד להשתבש ולתת מענה מתאים. היא גם לא יודעת איך לנהל קשר יציב ואמין עם האנשים שסביבה, ללא פרומפט מחושב ומהונדס היטב.
את האינטראקציה הבינאישית, האנרגיה, התחושות והתובנות שזורמות בתוך המשרד והרבה פעמים בצורה וורבלית, מנהלת המשרד מחזיקה מידי יום כחלק בלתי נפרד משגרת עבודתה. ואם עומדים לרשותה כלים ואוטומציות מצוינים שדואגים לכל המשימות החזרתיות במערכת, היא הופכת ממוקדת יותר בצרכים של ההון האנושי סביבה ומצליחה להיות אותה צומת מוצלחת שמצופה ממנה להיות ולחבר בין השטח להנהלה, בין המשרד ללקוחות או לספקים ובין מחלקה אחת לאחרת.
מהן המשימות האדמיניסטרטיביות שכן נמצאות בסיכון?
כל עוד התפקיד של האדמינית מוגדר אך ורק דרך שלל משימות טכניות – יתכן שהיא נמצאת כעת בסיכון מקצועי. מוכשרת ככל שתהיה, אם שלל המשימות שלה הופכות אוטומטיות בין אם היא רוצה ובין אם לא, קל מאוד לטעון שבוט או סוכן יחליפו אותה כבר בקרוב. אבל גם אם זה באמת יקרה, ארגון שימהר להיפרד ממנהלת המשרד שלו או לצמצם את תחומי האחריות שלה, יגלה בדרך הקשה כמה מאתגר להתנהל בלי אותה צומת שמחברת ומנתבת עשרות ממשקים במקביל.
זו הסיבה שאני שואפת להגדרות תפקיד כמה שיותר מפורטות – כאלה שמכילות את שגרת העבודה היומיומית ואת כל הפעולות ה"טכניות", אבל גם את כל הדברים שמנהלת המשרד צריכה לזהות, לקדם, לסדר ולהוביל מיוזמתה כחלק בלתי נפרד מתחומי האחריות. לא בטוחים איך יוצרים מסמך נהדר שכזה? כאן תמצאו כל מה שצריך כדי לבנות הגדרת תפקיד מצוינת וברורה לשנים קדימה (כולל משימות שלא ניתן להעביר ל-AI).
ההתמודדות עם AI בתהליכי גיוס
אין צורך שתגללו עד סוף המאמר הזה כדי להבין שהמסקנה ממנו היא שהבינה לא תחליף את מנהלת המשרד, אבל אי אפשר להתעלם מזה שחלק מעבודתה הופכת אוטומטית. לכן בתהליכי הגיוס שאנחנו ב-A.S.P מנהלות, גם הכישורים שאנחנו מאתרות התרחבו והתעדכנו.
אם עד לפני כמה שנים עוד שאלנו מועמדות (בעיקר) לגבי שנות ניסיון או בדקנו עד כמה הן פרופשונלז באקסל ובאנגלית, היום אנחנו שמות דגש גם על תהליכים שהובילו, דברים ששינו במסגרת עבודתן, היכולת שלהן לייעל, לחסוך זמנים וכסף ועוד.
הגרסה החדשה של מנהלת המשרד ראויה להכרה חדשה
מעל עשרים שנים אני עוסקת באדמיניסטרציה וראיתי לנגד עיני איך התחום משתנה ומתפתח, על כל המערכות והשינויים הטכנולוגיים שבו. ראיתי ושמעתי לא מעט הספדים על תחומים שיימחקו או יתחלפו בזכות מוצר כזה או אחר, למרות שכולם עוד איתנו ועדיין ללא ספק נחוצים.
אני מאמינה בלב שלם שגם הבינה המלאכותית, טובה ככל שתהיה, לא קמה עלינו לכלותנו, ושמנהלת המשרד – על האינטראקציה, התקשורת הבינאישית ואינספור המשימות שעליה לנהל, הייתה ותישאר פונקציה בלתי נפרדת מה-DNA הארגוני ומהיכולת שלו לתפקד באופן חלק ויציב.
הבינה המלאכותית היא חלון הזדמנויות ולא גזר דין
היא אולי תחסל את הגרסה הישנה של התפקיד, הטכנית, הביצועיסטית. אבל את מקומה תתפוס גרסה חדשה – מנהלת משרד שמובילה את התפעול ולא רק מבצעת אותו, שמזהה צרכים ואתגרים עוד הרבה לפני שנזרקו לתוך הפרומפט ושבונה תהליכי עבודה טובים לטווח ארוך.
אדמינית כזו, שבמהותה הופכת לחוט המקשר בין הגורם האנושי לדיגיטלי, בין הביצוע בשטח לבין האוטומציה שעומדת מאחוריה, היא בדיוק הגורם שארגונים זקוקים לו כדי להתייעל ולצמוח, ובתקופה הזו אפילו יותר מתמיד.
שאלות ותשובות
לטעמי זה לא שחור או לבן. אם יש ארגון שמסתכל על מנהלת המשרד שלו כפונקציה שמבצעת רק משימות טכניות חזרתיות, אין לו סיבה לחשוב שהיא עדיפה על פני אוטומציות חסכוניות בהרבה. אבל כל עוד מבינים שמנהלת המשרד משפיעה, מנהלת ומובילה את כל התקשורת הבין-משרדית ובפועל יש לה חשיבות תפעולית מאין כמוה להצלחה של המשרד, הטכנולוגיה לא תוכל למלא את מקומה.
בראש ובראשונה חשיבה תהליכית – היכולת לזהות איפה משהו לא עובד וליזום פתרון מוצלח. מעבר לכך, האדמינית נדרשת גם לאוריינות דיגיטלית מפותחת, שמאפשרת לה לרתום כלים חדשים לטובת הארגון וליכולת לנהל מספר רב של ממשקים כדי לחבר בין אנשים, מידע והחלטות.
אם מנהלת המשרד יוזמת מהלכים ומעלה הצעות ייעול, אם הפעולות שלה מביאות לסדר, שליטה ויציבות בתוך הארגון ובעיקר ככל שהמשרד מתפקד בצורה חלקה וזורמת, ניתן לייחס זאת להצלחה בתפקידה.
בהחלט. ידע ושליטה נרחבים בבינה מלאכותית יאפשרו לארגון להתחדש בשלל פתרונות ואפשרויות שמייעלים את העבודה וחוסכים הוצאות וכאבי ראש, וגם מאפשרים למנהלת המשרד לפקח, לשלוט ולנטר את הפעילות של כלי הבינה ולשפר אותם עוד ועוד, כדי להוביל את הארגון לצעד הבא. אם אתם רוצים ללמוד עוד על חשיבות ההכשרה למנהלות משרד, קפצו לכאן.
© כל הזכויות שמורות לעמית סגל איי. אס. פי
אודות המחברת
השארת תגובה
תגובות פייסבוק