המדריך השלם לחפיפה של מנהלת המשרד שלכם

החלום של כל בעל עסק זה שתהיה חפיפה נכונה וכניסה חלקה לתפקיד של עובד או עובדת חדשים.
ביחוד כשמדובר בפונקציה כה מרכזית, הצומת יודע-כל, לב ליבו של הארגון, הלא היא, מנהלת המשרד או בשם הקוד שלה: הוונדר-וומן  של המשרד.

כמי שמנהלת את הקהילה המקצועית הגדולה בישראל של מנהלות משרד, אני שומעת לא מעט מפחי נפש מצד מנהלות משרד שמגיעות לתפקיד חדש, נרגשות, מלאות רצון ומוטיבציה להוכיח איזו החלטה טובה עשה הארגון כשבחר בהן לתפקיד, ולמעשה מבינות שאין באמת מי שיעביר להן חפיפה מסודרת (והסיבה אינה חשובה).

”חוברת חפיפה היא מאסט!! לי לא היתה חפיפה רצינית בתפקיד הנוכחי, והשאירו לי חוברת חפיפה דלה. מצאתי את עצמי נתקלת בכל מיני בעיות בלי לדעת מה לעשות ורק לשבור את הראש. אין ספק שאשאיר אחרי חוברת הרבה יותר יעילה ומפורטת. את אינטל לדוגמה עזבתי כשעוד לא הייתה מחליפה. גם המנהל שהיה לי וגם המחליפה שהגיעה כמה חודשים אחרי, משתמשים בחוברת שהשארתי“

           – עינת , מנהלת משרד, חברה בקהילת הוונדר-וומן של המשרד

אז מה עושים?

חוברת חפיפה מסודרת, מסמך נהלים, שכולל את הגדרות התפקיד והציפיות. מקום אחד בו מרוכזים כל הדברים שמנהלת המשרד החדשה שלכם צריכה לדעת.
אם אתם לפני גיוס מנהלת משרד ראשונה, הכלי הזה יעזור לכם גם לזקק ולהבין מה הגדרת התפקיד ותחומי האחריות שאתם מצפים ממנהלת המשרד העתידית שלכם, וגם ליצור חזון ובהירות לאיך יראה העסק שלכם אחרי הגיוס וההתאקלמות.

אם אתם מחליפים מנהלת משרד – זו הזדמנות טובה לעשות ארגון וסדר מחודש, אולי לבחון מחדש את תחומי האחריות או התהליכים האדמיניסטרטיביים שלכם ולראות כיצד והיכן ניתן לייעל.

חוברת חפיפה טובה צריכה להיות מקיפה ולהכיל כמה שיותר מידע שיכוון את מנהלת המשרד החדשה שלכם בדרכה. זה העוגן שלה. וגם העוגן שלכם כבעלי העסק, במקרה והיא לא נמצאת לכמה ימים, לא זמינה, התפטרה או פוטרה, תהליכי האדמיניסטרציה כתובים והארגון יכול להמשיך בתפקוד.

השתכנעתם? נהדר!
אז הנה הוא מגיע…

המדריך השלם להכנת חוברת חפיפה
למנהלת המשרד החדשה שלכם.

חלק ראשון – הקדמה ורקע:

• כמה מילים על החברה – שורה או שתיים במילים שלכם על החזון, המטרות והיעדים המרכזיים ולצרף הפנייה לאתר החברה. במידה והתנהלות החברה היא באנגלית, אז החוברת צריכה להיות באנגלית.
• מי זה מי? – בעלי תפקידים מרכזיים בחברה, וכמובן להדגיש את אלו שיש לה ממשק ישיר איתם. ואם יש תרשים ארגוני, זה המקום עבורו.
• מוצרי החברה – ממש בקצרה, את ההרחבה ניתן לקרוא באתר או האופציה הטובה יותר לטעמי, לשבת עם אנשי המכירות והשיווק, להכיר את המוצרים ולהבין מה בדיוק החברה עושה / מוכרת.
• מי הם לקוחות החברה.

חלק שני – הגדרת תפקיד מנהלת המשרד ותיאום ציפיות:

• זה בעצם אזור תיאום הציפיות ביניכם, וככל שהוא ברור יותר, כך הדרך המשותפת שלכם תצלח במהרה! הגדרת התפקיד של מנהלת המשרד- חשוב במיוחד!
  מכיוון שזה עולם ומלואו אני מפנה אתכם למאמר אחר שכתבתי על  הדרך הנכונה להגדרת תפקיד מנהלת המשרד.
• תחומי אחריות – מאוד דומה להגדרת תפקיד מנהלת המשרד, אבל כאן, ניתן להרחיב את התחומים עליהם היא אמונה. (לדוגמא, היא אחראית על ספק הניקיון של המשרד, אבל לא על ספקי לוגיסטיקה שעובדים עם המכירות) (או לדוגמא, היא אחראית על היומנים של המנכ"ל והסמנכ"ל בלבד ואיננה מיועדת לנהל יומן של אף בכיר אחר).
• ציפיות – החלק הזה מאוד חשוב ושמור להרבה מעבר לדברים הטכניים… לכל מנהל יש ציפיות ייחודיות, הקשורות לאישיות, לערכים, ולמה שעובד לו הכי טוב. חשוב שתגדירו ותבהירו אותם למנהלת המשרד. כך שהיא תדע בדיוק מה מצופה ממנה , לפחות עד שהיא תביא את הערך המוסף הייחודי שלה… ותתפלאו כמה ערך מוסף מנהלת משרד יכולה להביא לארגון!

"אני נחפפתי בזום במהלך הסגר השני, החופפת שלי הכינה חוברת חפיפה ולא חלקה אותה איתי עד כמעט היום האחרון וזה היה מעולה. זה היה לה לכלי עזר לא לשכוח שום דבר ואז שיתפה איתי ועברנו על הכל. עד היום אני פותחת את הקובץ מידי פעם לחפש כל מיני דברים ומוסיפה תוך כדי עבודה על זה כדי שיהיה למי שתבוא אחריי בעתיד הרחוק".   

– אופיר, מנהלת משרד, חברת קהילת הוונדר-וומן של המשרד.

חלק שלישי – מהות התפקיד והעבודה:

זה החלק הארי של חוברת החפיפה והוא מכיל את כל תהליכי העבודה, הממשקים וההתנהלות היומית,
השבועית והחודשית של מנהלת המשרד שלכם.

התנהלות היום יום

• • • פתיחת משרד- אזעקה, תאורות וכדומה
    • דברים שחייבים לקרות על הבוקר או דבר ראשון על הבוקר (בנק, מיילים וכדומה)
    • נוהל צהריים – מתי והאם יש שעה בה נהוג לצאת לצהריים, האם צריך מחליף בעמדה, ניתוב שיחות וכדומה
    • דברים שחוזרים על עצמם כל יום …. תוכלו למצוא את הרשימה המלאה במסמך המלא שהכנתי לכם.
      ״הצ׳ק ליסט השלם לחפיפת מנהלת המשרד שלכם״  (טופס להורדה בתחתית העמוד)

מיחשוב וטכנולוגיות

כאן יש לפרט את המידע הנדרש לעבודה השוטפת: שם חברת התמיכה, תנאי חוזה ספק האינטרנט וכדומה.

מנהלה

בחלק זה יש לפרט את כל הממשקים החיצוניים / המנהלות איתם החברה עובדת כמו:

• • • ארנונה | מים | חשמל וכדומה – דוגמא לחשבון אחרון הכולל מספר חוזה
      ואישור תשלום + כיצד משולם (כרטיס אשראי / הוראת קבע / הולכים עם צ'ק לדואר)
    • פרטי חשבון/ חשבונות בנק + אנשי קשר בסניף עם טלפונים ומיילים
      כולל פרטי התקשרות עם אנשי כספים חיצוניים (רו"ח/ מנהח"ש)
    • יש עוד המון! לרשימה המלאה מוזמנים להוריד בחינם את הצ׳ק ליסט המלא לחוברת חפיפה למנהלת המשרד

הנה"ח כספים והתנהלות מול רו"ח , מנהלת חשבונות וחשבת השכר

זה אחד החלקים החשובים בחוברת החפיפה וכאן נפרט דברים כמו משרד רואה החשבון , פרטי ההתקשרות של מנהל הכספים ופרטי אשראי החברה. כאן נפרט את תחומי אחריות של מנהלת המשרד מול מחלקת כספים, בפרט איך נראה הקלסר לרואה החשבון ואילו חומרים יש לכלול בו. 

יש לא מעט סעיפים בחלק הזה של הנהלת חשבונות, את כולם תוכלו למצוא ב״צ׳ק ליסט המלא לחפיפת מנהלת המשרד״
שהכנתי לכם. (בתחתית העמוד)

ניהול יומן

כאן יש לכתוב את כל העקרונות לניהול היומן ותאום פגישות של המנהל/ת הישירים

רווחה ו-HR:

• • • נוהל קליטת עובד
    • נוהל עזיבת עובד
    • גיבוש משרדי ו- Happy Hour – מה נהוג? מה התקציב? מה התדירות? ועוד. (יש לציין דוגמאות ל HH מוצלחים כדי לתת כיוון ולהבין את התרבות הארגונית והלך הרוח)
    • עוד המון רעיונות ונקודות חשובות תמצאו במסמך הצ׳ק ליסט המלא

כללי:

בחלק הזה נוכל להכניס את שאר הדברים שנמצאים תחת האחריות של מנהלת המשרד כמו הביטוחים השוטפים של המשרד, התנהלות מול לקוחות, ספקים, עובדים וכח אדם. בסוף המסמך אני ממליצה על רשימה מרוכזת של אנשי קשר מרכזיים.
(דוגמא לאיך זה צריך להראות תוכלו למצוא ב״צ׳ק ליסט המלא לחפיפית מנהלת המשרד שלכם״)

זהו פחות או יותר, פשוט לא? 🙂

זכרו, לחוברת החפיפה יש מספר מטרות:

1. לאפשר כניסה חלקה לתפקיד ולמזער טעויות.
2. לתת ביטחון למנהל/ת הישירים שכל המידע כתוב, והוא לא "הלך" יחד עם מנהלת המשרד שעזבה.
3. להעניק ביטחון למנהלת המשרד החדשה – ולאפשר לה בסיס מלא עד כמה שניתן להתחיל לעבוד איתו, וממנו.
4. לצמצם חיכוכים בין המנהל/ת הישירים למנהלת המשרד עקב חוסר תיאום ציפיות או חוסר ידע.
5. ככל שמנהלת המשרד תשלוט בידע, היא תדע מה הדרישות ומה מצופה ממנה, ותוכל לבצע את עבודתה בצורה היעילה ביותר, ואפילו לפתח את התפקיד אל מעבר להגדרות הראשוניות.

אז הגיע הזמן שגם אצלכם תהיה חוברת כזו!

ואם החלטתם שאתם רוצים חוברת חפיפה מסודרת למנהלת המשרד שלכם , אבל אין לכם זמן לכתוב אותה בעצמכם, מוזמנים לפנות אלינו ב A.S.P  ונעשה את זה עבורכם.