המחיר המבהיל לגיוס מנהלת משרד לא מתאימה

היא יושבת בכניסה למשרד, אומרת שלום לכל מי שנכנס.
רק שעל הדרך, היא מטפלת בעוד עשרות משימות הקשורות לתפעול היומיומי של המשרד: ניהול יומן, תיאום פגישות, תשלומים, גבייה, התנהלות מול ספקים, ניהול משימות שוטפות וזו רק ההתחלה. למרות כובד האחריות, מנהלים רבים נוטים “להתפשר” על גיוס מנהלת המשרד, תפקיד שממותג ככוח אדם זול יחסית לשאר העובדים העוסקים בליבת העבודה של החברה.

לפשרה הזו ישנן משמעויות כלכליות אדירות – יצאתי לבדוק אותן והתוצאות מבהילות.

זה מתחיל במשהו קטן שנפל בין הכיסאות ונגמר בתביעה על פנסיה שלא שולמה

ביקשתם משהו, שלחתם מייל למנהלת המשרד והוא עדיין לא קרה אחרי שבועיים? סביר להניח שזה מקרה אחד מתוך עשרות שאתם עדיין לא יודעים עליהם. לפני מספר חודשים, ליוויתי חברה וכאשר עברתי עם מנהלת המשרד על תלושי השכר של העובדים, התגלה שעבור עובד המועסק בחברה למעלה משנה, לא הופרשו כספי הפנסיה המגיעים לו כחוק.

מנהלת המשרד האשימה את מנהלת החשבונות ומנהלת החשבונות זרקה את האחריות בחזרה אליה – אבל בתור מנהלי החברה, אתם צריכים לדעת שבסופו של דבר האחריות היא שלכם בלבד. המקרה הזה ספציפית הסתבך כאשר העובד איים בתביעה וגרר עימו תחושה לא נעימה בחברה, שהביאה את כל שאר העובדים לדרוש בדיקה מעמיקה של התנאים הסוציאליים שלהם. כמובן שהדבר פגע במוטיבציה של העובדים, גזל זמן רב ותשומת לב, שלא לדבר על הפגיעה התזרימית של הפרשה מיידית של כספי הפנסיה של אותו העובד שנצברו לעשרות אלפי שקלים.

חוסרים קטנטנים בהעברת חשבוניות לרואה חשבון שהצטברו לחוב למע”מ מעל 100,000 ש”ח

כמדי חודש מעבירה מנהלת המשרד שלכם קלסר עם חומר לרו”ח האמור להכיל בין היתר את ההכנסות וההוצאות החודשיות של העסק שלכם. רק מה? בחלק מהחודשים לאורך השנה, היא פספסה ולא העבירה חלק מהחשבוניות שהפיקה. התוצאה שראיתי: בסוף השנה הקלנדרית, נאלץ בעל החברה להעביר באופן חד פעמי תשלום של מעל 100,000 ש”ח למע”מ על כל החשבוניות שלא דווחו לרואה החשבון ולרשויות. זה אמנם לא הסתיים בעבירת מס פלילית, אבל הכניס את המערכת להוצאה לא מתוכננת ובעיתוי בעייתי.

גם במקרה בו אתם עובדים עם חשבוניות דיגיטליות והחומר עובר ב”קליק” לרו”ח, לא תמיד הכל עובר כמו שצריך ויש לעקוב מול מנהלת החשבונות שהכל התקבל ולוודא שיש רצף. (להסבר מפורט על הכנת קלסר לרואה חשבון במאמר שכתבתי 10 טיפים ליצירת קלסר הנהלת חשבונות מושלם)

לשקט הנפשי שלכם יש תג מחיר

מאחרים שוב לפגישה? לא מספיקים לאכול ארוחת צהריים? עולים לפקקים של אמצע היום על איילון בגלל פגישה שלא תוכננה היטב? כשהלו”ז שלכם מנוהל בצורה לא אחראית וטעויות קורות שוב ושוב, יש לזה מחיר, אתם מאבדים זמן רב ויקר שהיה יכול להיות מוקדש לדברים אחרים כמו צמיחה ופיתוח החברה.

חלק מהטעויות הנפוצות שאני רואה הן: “נדיבות” בזמן שלכם, חוסר יכולת לסנן פגישות מיותרות וחוסר הבנה של זמני פקקים ומיקומים גיאוגרפיים. אם יש לכם פגישה בהרצליה בשעה 11:00 ולאחר מכן בראשון לציון בשעה 12:30  – לא משנה איך תסתכלו על זה, אתם תתקעו בפקקים או תאחרו.

מצד שני, אם עשיתם גיוס מנהלת משרד נכון, תרגישו את זה מיד ביום יום.
תשימו לב שאתם מרגישים יותר טוב באופן כללי, כי יש מישהו שדואג ליום הקצר שלכם, לזה שתאכלו צהריים, לכך שתגיעו בנוחות לכל הפגישות ואפילו שתחכה לכם חנייה.

מה המחיר לתדמית של חברה לא רצינית?

אז נכון, את הסעיף הזה קשה לי לכמת למספר. אבל כאשר מנהלת המשרד שלכם מתנהלת בצורה לא מאורגנת, זה משפיע בצורה חד משמעית על המידה שבה חברות וגורמים הבאים איתכם במגע, תופסים אתכם.

מקרה אחד שיצא לי להיתקל בו, הוא מנכ”לית חברה מצליחה שהגיעה לפגישה, החנתה את הרכב, עלתה לחדר הישיבות וגילתה למבוכתה שהפגישה בוטלה. היא לא קיבלה עדכון על כך, מאחר ומנהלת המשרד שלה לא וידאה את הפגישה יום קודם לכן. בין אם תודו בכך ובין אם לא, מנהלת המשרד היא שרת החוץ של החברה, וכאשר השרה הזו לא מתפקדת, החברה שלכם נתפסת כלא מאורגנת ולא מסודרת.

כמה עולה לכם ״עזבי, אני אעשה את זה בעצמי”?

אם יצא לכם לומר את המשפט הזה במהלך כהונתה הקצרצרה של מנהלת המשרד שלכם, אתם בבעיה שעולה לכם כסף רב. לא הבאתם מנהלת משרד כדי שתעשו בעצמכם דברים שהיא צריכה לעשות, ואם אתם כבר מוצאים את עצמכם מורידים ממנה עוד ועוד סמכויות, בוחרים שלא לבקש ממנה דבר כי אין לכם כח להסביר, מעבירים את המשימה למישהו אחר כי אתם לא סומכים עליה מספיק, אז סימן שבחרתם את האדם הלא מתאים לתפקיד. במצב כזה, כל שעה שאתם מבזבזים ומבצעים משהו שהיא אמורה לעשות, עולה לכם כפול: גם עלות ההעסקה שלה, וגם עלות אי העיסוק שלכם במה שבאמת חשוב ומרכזי.

אז כמה באמת עולה לכם גיוס מנהלת משרד לא מתאימה?

החישוב שלי כמובן משתנה מחברה לחברה, הוא לא חד משמעי, אבל הוא כן תקף לממוצע של עשרות חברות שעבדתי איתן בשנים האחרונות.

• שכר למנהלת משרד לא מתאימה: 10,000 ש”ח עלות מעביד ממוצע לחודש.
• טעויות הקשורות להנהלת חשבונות: קחו בחשבון מקרה-שניים בשנה של תשלום לרשויות שפוגע בתזרים ובזבוז 10 שעות בחודש שלכם על כיבוי שריפות. הערכה: כ- 3,000 ש”ח בחודש
• החלפתם שתי מנהלות משרד בשנה? זמן הגיוס ועלות החפיפה מוערכים בכ-25,000 ש”ח

סה”כ עלות שנתית על גיוס מנהלת משרד לא נכונה עלולה להגיע ללמעלה מ-100,000 ש”ח.

חושבים שהגזמתי? תעשו חישוב בעצמכם ותגלו שאפילו עשיתי הנחה…

אז מה עושים?

קל להאשים את מנהלת המשרד שהיא לא טובה מספיק, אבל במרבית המקרים למנהלות המשרד שאני רואה פשוט חסרה ההכשרה הבסיסית כדי לעשות הרבה מהמשימות שנראות לכם, מובנות מאליהן.

הנהלת חשבונות וסוגיות הקשורות בה הן לא דבר של מה בכך, ויש להכניס לשם נהלים ברורים בעבודה מול רואה החשבון.

מנהלת משרד לא תכיר מראש את העדפות הלו”ז שלכם אם לא תסבירו לה אותן. לכן הגדרת תפקיד מנהלת המשרד הוא דבר חשוב מאוד.

זה נכון שעבודת ניהול המשרד נראית כמו תפקיד פחות מרכזי בחברה, אבל, אם תשקיעו בהכשרה שלה ובתיאום הציפיות שלכם ממנה – יש לכם את הפוטנציאל ליצור עבורכם  את הוונדר-וומן שלכם.

לגיוס בהתאמה אישית ניתן ללחוץ כאן: השמה בהתאמה אישית.

*המאמר מנוסח בלשון נקבה ופונה לכל המגדרים*