איך לעבוד ביעילות מול מנהלת המשרד שלכם?

הנה 3 טיפים שיעזרו לכם להתנהל מול מנהלת המשרד שלכם:

1. רשמו בכותרת המייל למתי תצטרכו את המשימה
   

   עשו את הדבר הפשוט הזה ועזרתם למנהלת המשרד שלכם להבין אם זה משהו שאתם צריכים מידית, או שזה יכול לחכות למועד מאוחר יותר. לדוגמא, ״תבדקי מה קורה עם תשלום החשבונית של…״ – יכול להישמע די מלחיץ ומיידי, אבל אם תוסיפו את המילה ״תוכלי בבקשה לבדוק מה קורה עם תשלום החשבונית של x עד סוף השבוע״ – זה יאפשר לה לשבץ את זה כמשימה ולהתפנות למשימות הדחופות יותר.

2. תנו את כל הפרטים על המשימה כדי שהיא תושלם.
   

   כולנו שונאים עודף של מיילים, טלפונים ו-וואטסאפ נכון? בכל פעם שאתם נותנים משימה, השתדלו להיות כמה שיותר בהירים וספציפיים. אחרת אתם תיגררו לעוד ועוד ״וידואיים״ ושאלות. רוצים פגישה? הגדירו מי איש הקשר, משך הפגישה, האג׳נדה שלה והמיקום.

3. בחרו ערוץ תקשורת מרכזי אחד.
   

   מכירים את זה שמטרידים אתכם על אותה סוגיה גם במייל, מגבים את זה בהודעת וואטסאפ ומזכירים לכם על זה במסנג׳ר, וחס חלילה – גם מתקשרים? כן, זה די מטריד. אל תעשו את זה, זה רק יעשה את ההפך. למנהלות משרד יש ״מחלה״ שגורמת להן לרצות לעשות וי ולענות על כל המשימות מול כל האנשים בכל המקומות, ועכשיו, בחרו ערוץ אחד עיקרי לתקשורת בינכם, למשל סכמו שחשוב לכם לקבל מענה מהיר ומיידי בוואטסאפ או במייל, ודבקו באותו ערוץ התקשורת. כך היא תדע להפוך את ההודעה שלכם למשימה במהירות.

   1.  

יישמתם את שלושת הדברים האלו? חסכתם לעצמכם לפחות שעה וחצי של התעסקויות מיותרות ואי הבנות.
וגם מנהלת המשרד שלכם, תודה לכם!

זקוקים לעזרה בשדרוג וייעול התהליכים האדמיניסטרטיביים בעסק שלכם?
להכשיר את מנהלת המשרד שלך בתחומים חדשים ולקחת את העסק לשלב הבא?

מוזמנים לדבר איתי בשמחה 🙂