"Wanted! אנחנו רק לא יודעים בדיוק מה או מי.." אם זה מה שעולה ממודעת הדרושים שאתם מפיצים בעת חיפוש אחר מנהלת משרד, כנראה שכחתם מה זה הגדרת תפקיד.
לפני כמה ימים אמר לי חבר שקרא את המאמר שכתבתי על "מנהלת משרד או… הוונדר-וומן של המשרד", שזו לא חוכמה. כולם רוצים מצוינות, כולם מחפשים את מנהלת המשרד המושלמת אבל זה לא קל ובטח לא פשוט כמו שגרמתי לזה להישמע.
נכון. זה לא פשוט ואולי גם לא קל אבל בהחלט בר ביצוע. אז החלטתי לפרוט בצורה רחבה יותר את הדרך בה אני עובדת כשאני מגיעה ללקוחות שלי, הדרך היעילה והאופטימלית להבין מה זה בכלל מנהלת משרד ולהגדיר את התפקיד, בלי לבזבז יותר מדי זמן. אבל צריך להשקיע, אחרת אין טעם. יאללה בואו נתחיל.
קודם כל הרכיבו את משקפי האובייקטיביות
נסו את הדבר הבא: קחו לכם כמה שעות, ופשוט התבוננו כיצד המשרד שלכם מתנהל. זה אחד הדברים הראשונים שאני עושה, כשאני מתחילה תהליך עם לקוח.
אני מגיעה מספר פעמים למשרד, יושבת ליד מנהלת המשרד, צופה בה, שואלת שאלות על מנת להבין את דרך העבודה שלה ואת ההיגיון מאחורי שיטת העבודה, אני רואה איך מסודרות התיקיות במחשב שלה, איך נראה האאוטלוק שלה, ובאופן כללי סוקרת איך נראית סביבת העבודה שלה. בנוסף, אני יושבת עם בעלי התפקידים במשרד שעובדים איתה ומולה, ומבינה מה הם צריכים ממנה, מה לוחות הזמנים הנדרשים לביצוע המשימות השונות ומה הכישורים שעליה לדעת כדי לבצע את העבודה בזמן הכי טוב ובצורה הכי טובה ויעילה למשרד.
אז נכון, אין לכם כמה שעות רצופות, אבל בשביל להגיע לבינגו, תצטרכו להשקיע. תחליטו שאתם דוגמים את העמדה שלה למשך חצי שעה פעמיים ביום, ראשון עד חמישי. חמש שעות בסך הכול על מנת לדייק את העבודה, להגדיר טוב ולייעל את המשרד. פתאום תזהו את הבעיות, ואחריהן יגיעו הפתרונות. לא שווה לכם?
מה מגלים בתצפית ואיך מטפלים בזה?
הבעיה: זה לוקח יותר זמן מהצפוי!
אולי תגלו שמשימה שחשבתם שלוקחת 5 דקות למעשה לוקחת יותר כי צריך לעשות מחקר, להרים כמה טלפונים, לחשב משהו, אולי לבנות טבלה חדשה, או לייצר מסמך מאפס.
הפיתרון: לשאול מראש
כשאתם מטילים משימה ויש לכם דד ליין – תשאלו את מנהלת המשרד:
- האם היא תדע לעמוד בו?
- כמה זמן היא צריכה לביצוע המשימה?
- האם יש לה את כל מה שדרוש על מנת להשלים את המשימה בזמן?
הבעיה: אחד מתחומי האחריות גדול מדי
אולי תגלו שזמן הטיפול בנושא הכספים, למשל, גוזל יותר ממה שצריך וזה בא על חשבון דברים אחרים.
הפתרון: לתקוף את הנושא אחרת
- החליטו שיש ימים ושעות קבועות בהם היא מתעסקת בהנה"ח.
- אולי בכלל תבינו שהעסק שלכם גדל והיקף עבודת הכספים גדל יחד איתו והגיע הזמן להוציא מתחום אחריותה את ההתנהלות הכספית, או לפחות את חלקה ולהעביר את זה לגורמים מקצועיים.
הבעיה: הפגזת בקשות
הרבה פעמים תשימו לב שכל רגע מישהו אחר מבקש ממנה משהו ולכולם זה דחוף והיא לא תמיד יודעת לתעדף את הבקשות, אז משימות אחרות נדחקות לצד או לא מבוצעות כמו שצריך. ואולי מבקשים ממנה דברים שהיא לא אמורה לעשות בכלל. הממ…. (קורה גם במשרדים הכי טובים).
הפתרון: הגדירו עבורה, ואיתה, את צורת ההתמודדות
- צרו נוהל עבודה של בקשות ע"י שליחת מייל מסודר הכולל את פירוט הבקשה ולוח זמנים לביצוע. הרי לא הכול דחוף ולא הכול חייב לקרות אתמול.
- שבו איתה שבו איתה לשיחה פתוחה ותכירו לה אתכם: מה חשוב לכם יותר ומה פחות, איך אתם אוהבים להיות מעודכנים, ותנו לה כלים כיצד לתעדף את המשימות. זה אומר לעבור על כל מה שפתוח ולהסביר (כן, כן להסביר). ברגע שהיא תבין את הרציונל העומד מאחורי זה, עם הזמן התקשורת ביניכם כבר תהיה עם העיניים, והיא תדע לתעדף דברים בעצמה, לפי הסטנדרטים שלכם.
- תגדירו לה מה תחומי האחריות שלה – ותכתבו אותם במסמך
הגדרות תפקיד (מדריך מעולה לכתיבת המסמך מחכה לכם בשורות הבאות).
תגדירו לה מה נדרש ממנה ברמה שלה מולכם – ותכתבו אותם במסמך הגדרות תפקיד.
- תגדירו לה מה נדרש ממנה ברמה שלה מול העובדים (היא תדע לסנן ולסרב לבקשות במידת הצורך) – ותכתבו אותם במסמך הגדרות תפקיד.
- תשתפו אותה מה זה אומר בעינכם מנהלת משרד.
- תנו לה את הכוח של ניהול המשרד.
- אפשרו לה שיקול דעת (אחרי זמן סביר שהיא נמצאת איתכם ומכירה את שיטות העבודה, את הסטנדרטים שלכם ואת הנהלים).
הביטוי זמן שווה כסף עובד גם כאן. ברגע שלמנהלת המשרד יש את הכלים והידע, היא תוכל לבצע דברים נכון יותר, מהר יותר ולמזער את מרווח הטעויות (טעות = בזבוז זמן = בזבוז כסף). עם הזמן היא תדע להוסיף כלים לארגז הכלים שנתתם לה בתחילת הדרך והיא תהפוך לנגד עינכם למנהלת המשרד עליה תמיד חלמתם.
ועכשיו כל מה שנשאר הוא רק לעגן את הדברים האלה במסמך מסודר שמגדיר את התפקיד ואת כל תחומי האחריות.
כך תבנו מסמך הגדרת תפקיד מושלם
הגדרת תפקיד טובה כוללת:
- את כל תחומי האחריות – כן, גם הקטנים ביותר כמו הזמנת פולי קפה או סטוק עטים חדש.
- את לוחות הזמנים – הימים, השעות והמצבים שבהם כל תחום בא לידי ביטוי בשגרה.
- את ממשקי העבודה – מול ההנהלה, מול העובדים ומול ספקים חיצוניים.
- את הכישורים והמערכות – כולל CRM, כלי ניהול משימות (כמו מאנדיי או טרלו, למשל), כלי AI ואוטומציות שהתפקיד דורש כיום.
- את הציפיות – הדרישות ממנהלת המשרד מולכם ומול שאר הצוות.
- את הסמכויות – מה היא יכולה להחליט לבד, ומה דורש את אישורכם או שיקול דעתכם.
אלו הנקודות העיקריות והגדולות שצריכות להיכלל במסמך, אבל אם אתם לא בטוחים איך ליצור אותו פעם אחת וכמו שצריך – כאן מחכה לכם מדריך מפורט ליצירת חוברת החפיפה המושלמת, שמרכזת את כל הדברים שמנהלת המשרד צריכה לדעת.
ושימו לב לעניין חשוב,
הגדרת תפקיד שנכתבה לפני שלוש שנים כנראה לא תקפה יותר להיום. ככל שהתפקיד משתנה, מתרחב, מערב כלים או מערכות חדשות, עליכם לעדכן את המסמך בהתאם. מסמך מפורט ומעודכן יכול לשמש אתכם גם כחוברת חפיפה שמאפשר למנהלת המשרד הבאה לקבל תמונה מלאה ומדויקת על אופי המשרד והתפקיד, לצמצם שאלות ולהיכנס חלק יותר לתפקיד.
הגדרת תפקיד היא לא מסמך סטטי. אז מתי מרעננים אותו?
אין טעם לבנות מסמך מצוין ולשמור עליו שנים באיזו מגירה נשכחת.
כשהעסק גדל, כשמטמיעים מערכת חדשה, כשמנהל חדש מצטרף ואיתו נולדות ציפיות חדשות ולעתים קרובות גם סגנון עבודה שונה, וגם כשמנהלת המשרד עצמה מבקשת לשנות או לרענן – זו הזדמנות לגשת למסמך ולבדוק ביחד מה נכון לעדכן.
וכברירת מחדל, אחת לשנה, אפשר לגשת למסמך ולעבור עליו.
עשינו הכל. ועכשיו צריך לגייס
ומה אם עשיתם הכל ובכל זאת הגעתם למסקנה שצריך לגייס מנהלת משרד?
שניה לפני שאתם "זורקים" הכל על חברת השמה, שימו לכם את המסמך ביד, תפסו את המקלדת ונסחו מודעת דרושים מוצלחת ומדויקת.
לממהרים, כתבתי על זה מאמר שלם, עם מודעת דרושים לדוגמה:
"Do's and Don’ts כשכותבים מודעת דרושים (אפקטיבית!)" אל תעשו פאבליש למודעת דרושים לפני שקראתם את זה!
כך מהגדרת התפקיד תוכלו לגזור מודעת דרושים מדויקת שמושכת בול את מי שצריך ומפלטרת החוצה את מי שלא.
זה יקל עליכם מאוד גם בריאיון. תוכלו לצפות במסמך הגדרות התפקיד מראש ולהיזכר שאם למשל התפקיד מצריך אנגלית ברמה גבוהה, לנהל עם המועמדת שיחה קצרה באנגלית. או לבקש ממנה להכין טבלת אקסל עם ערכים שהמשרד משתמש בהם, משום שהגדרת התפקיד מפרטת גם שליטה באקסל.
בחפיפה עצמה, שווה להקדיש 15-20 דקות כדי להציג לה את הנפשות הפועלות, את שגרות העבודה והציפיות השונות. אפילו שהן באות לידי ביטוי "על הנייר", בהגדרת התפקיד שמהווה חוברת חפיפה ברורה למדי. הרבה פעמים סוד ההצלחה של מנהלת המשרד הוא בהבנת הדקויות הזעירות ביותר בארגון.
אז מה חשוב שתקחו איתכם מכאן?
אם חשוב לכם שמנהלת המשרד, הקיימת או העתידית, תהיה המתאימה ביותר, הגדרת התפקיד שלה היא המגדלור שאתם שואפים אליו. הביטו קודם על מה שקורה בשטח, היו פתוחים לקבל את העובדה שלא הכל מושלם (כן, גם למשרד הנפלא שלכם יש אתגרים למיניהם) ובנו מסמך שמשקף את המציאות, לא את החלומות.
ככל שמנהלת המשרד שלכם תשלוט בידע, בדרישות ממנה ובסגנון העבודה שאתם מצפים לו, כך היא תבצע את עבודתה בצורה היעילה ביותר – ואפילו תוכל לפתח את התפקיד הרבה מעבר להגדרות הראשוניות.
הגדרת תפקיד למנהלת משרד - שאלות ותשובות
הגדרת תפקיד טובה כוללת חמישה מרכיבים עיקריים: פירוט כל תחומי האחריות, לוחות הזמנים שבהם כל תחום בא לידי ביטוי, ממשקי העבודה מול הנהלה, עובדים וספקים, הכישורים והשליטה במערכות ותוכנות רלוונטיות והסמכויות שבידיה. חשוב לא פחות: לכתוב את המסמך איתה, לא עליה.
בפועל, הגבול בין השניים כמעט נמחק אבל הכותרת עדיין משנה. "מנהלת משרד" נתפסת לעיתים כתפקיד תפעולי, בעוד "מנהלת אדמיניסטרציה" מרמזת על רוחב סמכויות גדול יותר. האמת היא שמנהלת משרד חזקה בארגון מודרני עושה את שניהם, ולרוב הרבה מעבר. הבעיה היא שהכותרת לא תמיד משקפת את התפקיד האמיתי, מה שמשפיע ישירות על השכר, המעמד הארגוני וציפיות המעסיק.
ארגון שעבר קפיצת גדילה זקוק למנהלת משרד עם ראייה תהליכית. השאלות הנכונות בגיוס הן לא "כמה שנות ניסיון יש לך?" אלא "מה בנית מאפס?", "איך נראה תהליך שהטמעת ושיפר את זרימת העבודה?" ו"איך את מתנהלת מול הנהלה בכירה?" ארגונים שמדלגים על השאלות האלה מגייסים מהר, אבל משלמים את המחיר בהמשך.
הגדרת תפקיד היא מסמך חי ודינמי, שמתעדכן אחת לשנה או בכל שינוי ארגוני, מערכתי, מנהלתי וכו'. ארגון שלא מעדכן את הגדרת התפקיד מעת לעת ימצא את עצמו עובד עם מסמך שמשקף מציאות שכבר לא קיימת.
© כל הזכויות שמורות לעמית סגל איי. אס. פי
תגובות פייסבוק
אודות המחברת
3 תגובות
השארת תגובה
היי
אני מנהלת חשבונות ואדמיניסטרציה
במידה ואת מעסיקה או מחפשת שיתוף פעולה בתחום אשמח לדבר
היי זהבית,
מוזמנת לשלוח מייל ונקח את זה משם 🙂
הי עמית, אני מנהלת משרד עו"ד כבר המון שנים, ומחפשת כיום עבודה בתור מנהלת משרד, אחרי שעזבתי מכוון שעברתי במשך 10 חודשים, וכל מה שתיארת בהמלצתך למעסיק עובד בדיוק הפוך. אני אשמח לקבל ממך סדנה/עזרה/דיוק של התפקיד הזה, כי כמו שכתבת באופן המדויק ביותר, דורשים לקבל וונדר וומן אבל לא מעריכים את היכולות, הרגישויות של התפקיד המולטי טסקינג הזה, ולא משלמים בהתאם בכלל. אשמח שתחזרי אליי. 0546317076