"Wanted! אנחנו רק לא יודעים בדיוק מה או מי.." אם זה מה שעולה ממודעת הדרושים שאתם מפיצים בעת חיפוש אחר מנהלת משרד, כנראה שכחתם מה זה הגדרת תפקיד.
לפני כמה ימים אמר לי חבר שקרא את המאמר שכתבתי על "מנהלת משרד או… הוונדר-וומן של המשרד", שזו לא חוכמה. כולם רוצים מצוינות, כולם מחפשים את מנהלת המשרד המושלמת אבל זה לא קל ובטח לא פשוט כמו שגרמתי לזה להישמע.
נכון. זה לא פשוט ואולי גם לא קל אבל בהחלט בר ביצוע. אז החלטתי לפרוט בצורה רחבה יותר את הדרך בה אני עובדת כשאני מגיעה ללקוחות שלי, הדרך היעילה והאופטימלית להבין מה זה בכלל מנהלת משרד ולהגדיר את התפקיד, בלי לבזבז יותר מדי זמן. אבל צריך להשקיע, אחרת אין טעם. יאללה בואו נתחיל.
קודם כל הרכיבו את משקפי האובייקטיביות
נסו את הדבר הבא: קחו לכם כמה שעות, ופשוט התבוננו כיצד המשרד שלכם מתנהל. זה אחד הדברים הראשונים שאני עושה, כשאני מתחילה תהליך עם לקוח.
אני מגיעה מספר פעמים למשרד, יושבת ליד מנהלת המשרד, צופה בה, שואלת שאלות על מנת להבין את דרך העבודה שלה ואת ההיגיון מאחורי שיטת העבודה, אני רואה איך מסודרות התיקיות במחשב שלה, איך נראה האאוטלוק שלה, ובאופן כללי סוקרת איך נראית סביבת העבודה שלה. בנוסף, אני יושבת עם בעלי התפקידים במשרד שעובדים איתה ומולה, ומבינה מה הם צריכים ממנה, מה לוחות הזמנים הנדרשים לביצוע המשימות השונות ומה הכישורים שעליה לדעת כדי לבצע את העבודה בזמן הכי טוב ובצורה הכי טובה ויעילה למשרד.
אז נכון, אין לכם כמה שעות רצופות, אבל בשביל להגיע לבינגו, תצטרכו להשקיע. תחליטו שאתם דוגמים את העמדה שלה למשך חצי שעה פעמיים ביום, ראשון עד חמישי. חמש שעות בסך הכול על מנת לדייק את העבודה, להגדיר טוב ולייעל את המשרד. פתאום תזהו את הבעיות, ואחריהן יגיעו הפתרונות. לא שווה לכם?
הבעיה: זה לוקח יותר זמן מהצפוי!
אולי תגלו שמשימה שחשבתם שלוקחת 5 דקות למעשה לוקחת יותר כי צריך לעשות מחקר, להרים כמה טלפונים, לחשב משהו, אולי לבנות טבלה חדשה, או לייצר מסמך מאפס.
הפיתרון: לשאול מראש
כשאתם מטילים משימה ויש לכם דד ליין – תשאלו את מנהלת המשרד:
- האם היא תדע לעמוד בו?
- כמה זמן היא צריכה לביצוע המשימה?
- האם יש לה את כל מה שדרוש על מנת להשלים את המשימה בזמן?
הבעיה: אחד מתחומי האחריות גדול מדי
אולי תגלו שזמן הטיפול בנושא הכספים, למשל, גוזל יותר ממה שצריך וזה בא על חשבון דברים אחרים.
הפתרון: לתקוף את הנושא אחרת
- החליטו שיש ימים ושעות קבועות בהם היא מתעסקת בהנה"ח.
- אולי בכלל תבינו שהעסק שלכם גדל והיקף עבודת הכספים גדל יחד איתו והגיע הזמן להוציא מתחום אחריותה את ההתנהלות הכספית, או לפחות את חלקה ולהעביר את זה לגורמים מקצועיים.
הבעיה: הפגזת בקשות
הרבה פעמים תשימו לב שכל רגע מישהו אחר מבקש ממנה משהו ולכולם זה דחוף והיא לא תמיד יודעת לתעדף את הבקשות, אז משימות אחרות נדחקות לצד או לא מבוצעות כמו שצריך. ואולי מבקשים ממנה דברים שהיא לא אמורה לעשות בכלל. הממ…. (קורה גם במשרדים הכי טובים).
הפתרון: הגדירו עבורה, ואיתה, את צורת ההתמודדות
- יצרו נוהל עבודה של בקשות ע"י שליחת מייל מסודר הכולל את פירוט הבקשה ולוח זמנים לביצוע. הרי לא הכול דחוף ולא הכול חייב לקרות אתמול.
- שבו איתה, ותנו לה כלים כיצד לתעדף את המשימות. זה אומר לעבור על כל מה שפתוח ולהסביר (כן, כן להסביר). ברגע שהיא תבין את הרציונל העומד מאחורי זה, עם הזמן היא תדע לתעדף בעצמה, לפי הסטנדרטים שלכם!
- תגדירו לה מה תחומי האחריות שלה – ותכתבו אותם במסמך הגדרות תפקיד.
- תגדירו לה מה נדרש ממנה ברמה שלה מולכם – ותכתבו אותם במסמך הגדרות תפקיד.
- תגדירו לה מה נדרש ממנה ברמה שלה מול העובדים (היא תדע לסנן ולסרב לבקשות במידת הצורך) – ותכתבו אותם במסמך הגדרות תפקיד.
- תשתפו אותה מה זה אומר בעינכם מנהלת משרד.
- תנו לה את הכוח של ניהול המשרד.
- אפשרו לה שיקול דעת (אחרי זמן סביר שהיא נמצאת איתכם ומכירה את שיטות העבודה, את הסטנדרטים שלכם ואת הנהלים).
הביטוי זמן שווה כסף עובד גם כאן. ברגע שלמנהלת המשרד יש את הכלים והידע, היא תוכל לבצע דברים נכון יותר, מהר יותר ולמזער את מרווח הטעויות (טעות= בזבוז זמן= בזבוז כסף). עם הזמן היא תדע להוסיף כלים לארגז הכלים שנתתם לה בתחילת הדרך והיא תהפוך לנגד עינכם למנהלת המשרד עליה תמיד חלמתם.
אותו מסמך הגדרות תפקיד של מנהלת המשרד, יהפוך עם הזמן לחוברת חפיפה (עליו אכתוב בקרוב "די לבזבז את הזמן: אתם חייבים חוברת חפיפה") שיאפשר למנהלת המשרד הבאה לקבל תמונה ברורה ככל שניתן על אופי המשרד והתפקיד, לשאול פחות שאלות וכניסה חלקה יותר לתפקיד.
צפינו, עשינו, אבל - צריך לגייס
ומה אם עשיתם הכול ובכל זאת היא לא הצליחה לעשות את קפיצת המדרגה הזו? אז נכנסים לתהליך גיוס. רגע, אל תתייאשו!
שניה לפני שאתם "זורקים" הכול על חברת השמה, ועכשיו כשיש לכם את כל המידע ביד, תפסו את המקלדת ונסחו מודעת דרושים מוצלחת ומדויקת.
איך עושים את זה? ובכן, כתבתי על זה מאמר שלם, עם מודעת דרושים לדוגמא "Do's and Don’ts כשכותבים מודעת דרושים (אפקטיבית!)". אל תעשו פאבליש למודעת דרושים לפני שקראתם את זה!
אז מה הכי חשוב שתקחו אתכם?
רוצים למצוא את מנהלת המשרד הכי מתאימה לכם? התחילו בהגדרת התפקיד. קודם כל הביטו על מה שקורה, על המצוי אצלכם, והיו פתוחים לקבל את העובדה שכנראה לא הכל מושלם. אבל היי, אתם עומדים לשפר את המצב ע"י הכשרת מנהלת המשרד הקיימת או מציאת מנהלת משרד חדשה (כמעט) מושלמת.
מאוד חשוב שתתנו למנהלת המשרד שלכם את מירב הכלים שיש בידכם, ההשקעה שלכם בתהליך תניב לכם פירות מהר מאוד. ככל שהיא תשלוט בידע, ככל שהיא תדע מה הדרישות ממנה ומה מצופה ממנה, היא תוכל לבצע את עבודתה בצורה הכי יעילה שיש ואפילו למצוא מקום לפתח את התפקיד אל מעבר להגדרות הראשוניות, עכשיו שהיא באמת הצומת שרצינו שהיא תהיה.
בכל זאת נתקעים בהגדרת תפקיד מנהלת המשרד? תרגישו חופשי לשלוח הודעה או להתקשר.
© כל הזכויות שמורות לעמית סגל איי. אס. פי
תגובות פייסבוק
אודות המחברת
תגובה אחת
השארת תגובה
הי עמית, אני מנהלת משרד עו"ד כבר המון שנים, ומחפשת כיום עבודה בתור מנהלת משרד, אחרי שעזבתי מכוון שעברתי במשך 10 חודשים, וכל מה שתיארת בהמלצתך למעסיק עובד בדיוק הפוך. אני אשמח לקבל ממך סדנה/עזרה/דיוק של התפקיד הזה, כי כמו שכתבת באופן המדויק ביותר, דורשים לקבל וונדר וומן אבל לא מעריכים את היכולות, הרגישויות של התפקיד המולטי טסקינג הזה, ולא משלמים בהתאם בכלל. אשמח שתחזרי אליי. 0546317076