כמה פעמים קיללתם את הרגע שפרסמתם מודעת דרושים ותיבת המייל שלכם לפתע מוצפת במלא קורות חיים שרובם לא רלוונטיים? אם זה קרה לכם המאמר הבא הוא בשבילכם.
במאמר הקודם "סוד הקסם – איך מגדירים את תפקיד מנהלת המשרד?" שיתפתי אתכם ב"אני מאמין" שלי לגבי הדרך הנכונה להגדרת תפקיד ובעיקר אילו כלים חשובים שיהיו לכם. הפעם אני רוצה להמשיך עבור אלו מכם שבכל זאת, למרות הרצון הטוב להקנות כלים והגדרת תפקיד לתפארת, נאלצים לגייס מנהלת משרד חדשה מכל סיבה שהיא.
צפינו, עשינו, אבל.. צריך לגייס (או ברוכה הבאה מודעת דרושים)
צפיתם כיצד היא עובדת. ניסיתם לדבר, לשפר, לייעץ ולייעל. עשיתם הכל ובכל זאת, היא לא הצליחה לעשות את קפיצת המדרגה הזו, או שפשוט הגיע הזמן שלה לעזוב. זהו, אין מנוס, נכנסים לתהליך גיוס.
רגע, אל תתייאשו!
שניה לפני שאתם "זורקים" הכל על חברת השמה שלא מכירה אתכם לעומק, ועכשיו כשיש לכם את כל המידע ביד (זוכרים את "סוד הקסם: הגדרת תפקיד מנהלת המשרד ולמה זה כל כך חשוב"?), נשאר לכם רק עניין נוסח מדויק של מודעת דרושים ולפרסם. טוב נו, גם לסנן קורות חיים, ראיונות טלפונים, ראיונות פרונטליים אבל קודם כל, לפרסם.
אם לא תנסחו, איך תצליחו?
כמו שהזכרתי במאמר שכתבתי "מנהלת משרד או- הוונדר-וומן של המשרד", הדברים הבאים חשובים מאוד בנוסח של מודעת הדרושים:
- נסחו את הדרישות המקצועיות שמצופות ממנה. כולל הרמה הנדרשת. רמת האופיס, האנגלית, התמצאות ברשתות חברתיות, הנה"ח ועוד.
- נסחו את הכישורים אותם תרצו שיהיו לה (שירות לקוחות, מולטיטאסקרית, יכולת ירידה לפרטים וכדומה).
- נסחו קווים לדמותה (אנרגטית, יודעת לעבוד בצוות, מתפקדת במצבי לחץ וכדומה).
- ציינו את מקום העבודה ושעות העבודה.
- אם יש חריגים תכתבו את זה. אף אחד לא אוהב חתול בשק. זאת אומרת, אם העט לא נופלת בשש, תרשמו נכונות לעבודה בשעות לא שגרתיות, אם חלק מהגדרות התפקיד שלה קשור לניהול אחרים, תציינו כושר ניהול והנעת אנשים.
עשו הפרדה בין יתרון לחובה במודעת דרושים
מה זאת אומרת? הנה כמה דוגמאות:
אם ניסיון של X שנים חשוב – תרשמו חובה.
אם יש לכם לקוחות בחו"ל – תרשמו שליטה בשפה האנגלית בכתב ובעל פה – חובה.
אם אתם עובדים ב"קטנה" עם אקסלים וזה ניתן ללימוד, תרשמו אקסל – יתרון.
ככה לא תפספסו מועמדות טובות שניסוח לא מדויק של סעיף מסוים יכול להרחיק אותן.
אני אדגיש את זה שוב: ככה לא תפספסו מועמדות טובות שניסוח לא מדויק של סעיף יכול להרחיק אותן. הבנתם? נוסח מודעת הדרושים הוא סופר חשוב! בשלב הראשון הוא כל מה שיש.
צרפו תמונה יפה שכוללת את הלוגו שלכם – זה תמיד מוסיף ומאפשר למועמדות לראות מי אתם רגע לפני שהן שולחות קורות חיים.
תמיד לפרט, לפרט, לפרט
כשקוראים את מודעות הדרושים שאני מנסחת, אני שומעת הרבה פעמים תגובות כמו "מה? זה ארוך". "למי יש כח לקרוא את זה?" או "למה לפרט כל כך? נסביר לה בעל פה" ויש גם "אף אחת לא תקרא את זה ופשוט תדלג על המודעה" ואני אגיד לכם בדיוק את מה שאני אומרת ללקוחות שלי: מודעת דרושים מדויקת, ארוכה ככל שתהיה, מהווה סנן ראשוני לקבלת קורות החיים. במקום לקבל 200 קורות חיים לא רלוונטיים אני מקבלת בין 50-80 קורות חיים ורובם רלוונטיים. כן, תמיד יש את אלו שתשלחנה בלי לקרוא, אבל לפחות הן לא הרוב. ואת זה אני אומרת מניסיון.
מודעות הדרושים שלי כל כך ספציפיות שבאמת קשה לטעות או לא להבין לרגע את מהות התפקיד.
אז איך נראית מודעת דרושים טובה?
הנה לדוגמא נוסח של מודעת דרושים שפירסמתי עבור לקוח עם חברה בצמיחה שעד שנפגשנו לא הייתה פונקציה של מנהלת משרד. אחרי תהליך של מיפוי, הגדרות תהליכים והגדרת תפקיד, ניסחתי את המודעה הבאה ויצאתי לחיפוש אחר המועמדת הנכספת (ספוילר.. היא כבר שנה בתפקיד והיד עוד נטויה).
פורמט מודעת דרושים לפי A.S.P:
(שם החברה) מחפשים אותך! Operations manager.
מנהל/ת אדמיניסטרטיבי/ת- המעוניין/ת להצטרף לצוות צעיר ודינמי.
תיאור המשרה:
1. עבודה אדמיניסטרטיבית – ניהול יומנים, קביעת פגישות, דאגה לתחום התקשורת (סלולר, אינטרנט וכדו'). הנפקת חשבוניות בהתאם להצעות מחיר.
2. ניהול וטיפוח קשר עם לקוחות הכולל: מענה ראשוני ללקוחות, הוצאת הצעות מחיר, מעקב וסגירת טיפול בלקוח, טיפוח ושמירת הקשר עם הלקוח.
כישורים:
- שליטה מוחלטת בתוכנות אופיס לרבות אקסל ברמה גבוהה.
- ניסיון ב-CRM – יתרון.
- אוריינטציה שירותית ומכירתית גבוהה.
- ידע בסיסי בהנה"ח (הוצאת חשבוניות אל מול הצעת מחיר).
- בעל/ת יחסי אנוש מעולים עם יכולת ירידה לפרטים ומעקב אחר ביצוע משימות.
- ניסיון מוכח בעבודה אדמיניסטרטיבית של לפחות 6 שנים.
- שליטה בשפה האנגלית ברמה גבוהה.
- שכר גבוה למתאים/ה. (לא חובה לציין- במקרה הספציפי הזה הלקוח ביקש).
- משרה מלאה 09:00-17:00 – במרכז תל אביב.
- זמינות מיידית.
קורות חיים יש לשלוח: [email protected] משרה מספר X.
זוכרים שאמרתי שמודעות הדרושים שלי כל כך ספציפיות שבאמת קשה לטעות או לא להבין לרגע את מהות התפקיד? יש לי תחושה שעכשיו אתם מבינים על מה דיברתי.
ועוד דבר(ים), חשוב גם ש..
- תמנו מישהו במשרד שיהיה אמון על הסינון הראשוני של קורות החיים.
- מישהו שידע בדיוק מה אתם מחפשים.
- מישהו שיכול לפנות את הזמן הנדרש לסינון הזה.
- מישהו שיערוך את שלב הראיונות הראשון – בטלפון.
- תכינו טבלת אקסל עם שמות המועמדות, הרשמים שלכם וציפיות השכר שלהן. ככה כשתעברו על קורות החיים שכן עברו סינון, תוכלו להיזכר בדברים שעלו תוך כדי שיחה.
- תפרסמו גם ברשתות החברתיות בעמודי דרושים ובעמודים של מחפשי עבודה, זה ללא עלות.
אז מה הכי חשוב שתקחו אתכם כשזה מגיע למודעת דרושים?
לפני שנסיים אני רוצה להרגיע ולומר שכמעט כולם חוטאים בזה, כותבים נוסח כללי מדי של מודעות דרושים ואז מופתעים שהמייל מפוצץ במאות קורות חיים לא רלוונטיים. אבל אפשר גם אחרת!
אתם במרחק נגיעה מלמצוא את מנהלת המשרד הבאה שלכם.
ניסוח נכון של מודעת הדרושים, טובה ומדויקת, היא זו שמהווה את שלב הסינון הראשון בתהליך ולא שלב סינון קורות החיים, כמו שרובינו נוטים לחשוב.
ונכון שבדברים האלה כבר לא תיפלו?
לא תכתבו סתם "ידע באופיס".
אם היא צריכה להכיר אקסל ברמה גבוהה – תכתבו את זה כן?
אם היא תידרש לנהל את עמוד הפייסבוק ואת תוכן האתר שלכם – ציינו את זה, זה לא מובן מאליו בכלל.
תהיו כנים עם עצמכם לגבי מהי דרישה ומהו יתרון. אם היא צריכה להפיק חשבוניות ולדעת מה זה מע"מ, אל תרשמו "הנה"ח בסיסית – יתרון". זו חובה!
אלו הדברים שאני מקפידה עליהם כשאני מפרסמת מודעת דרושים עבור הלקוחות שלי, ולכן רוב קורות החיים שאני מקבלת הם רלוונטיים. משם הדרך למציאת ה"וונדר-וומן" הנכונה כבר קצרה יותר.
רוצים להתייעץ לגבי מודעת הדרושים שלכם? תרגישו חופשי לשלוח הודעה או להתקשר.
© כל הזכויות שמורות לעמית סגל איי. אס. פי
אודות המחברת
השארת תגובה
תגובות פייסבוק